取引先との関係を強化する正しい接し方を解説【お願いと指示】

取引先との関係を強化する正しい接し方資材業務について
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この記事を読めば、取引先との関係を向上させる正しい接し方が分かります。

  

今まであなたは取引先との関係がこじれてしまった経験はありませんか?

   

取引先との良好な関係は、仕事の成果に直結する重要な問題です。

しかし資材部員の中には、取引先との接し方で悩んでいる人もいるかと思います。

   

「僕は悪くない、相手の対応が悪いんだ」

取引先と関係でトラブルがある人の多くがこのように思っています。

  

しかし、残念ながらその考えは間違いです。

取引先との関係は、資材部員の依頼の仕方を少し工夫するだけですぐに改善出来ます。

  

今回は資材歴10年の著者が「取引先との関係性を向上させる正しい接し方」について解説していきます。

  

・取引先が言うことを聞かない

・取引先への接し方で悩んでいる

  

これら疑問を解決します。

   

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取引先との関係を強化する正しい接し方を解説|お願いと指示

  

取引先との関係を良くする方法は以下の通りです。

  

・取引先へ依頼する時は、状況に応じて「お願い」と「指示」を使い分ける

・お願いと指示を使い分けると、取引先と適切な関係を築くことが出来る

   

取引先へ何かを依頼するときは、状況に応じて「お願い」と「指示」を使い分けることが大切です。

使い分けによって、取引先だけでなく社内関係者からも信頼を勝ち取ることが出来ます。

   

具体的に「お願い」と「指示」の使い分けを解説致します。

  

取引先への「お願い」とは?

取引先へのお願いとは、「取引先へお願いベース」で話をするものです。

取引先が必ずしも資材部員の依頼を履行する義務が無い」場合に該当します。

   

例えば、自分の会社の増産が原因で、製造納期3ヶ月のモノを1週間で納入するように依頼するケースは、「お願い」ベースでの依頼です。

  

お願いベースでの依頼の場合、「前倒し出来ませんか?」のような言い方が適切です。

  

取引先への「指示」とは?

取引先への指示とは、「依頼事項を必ず履行するように迫る」ものです。

取引先が、資材の依頼を履行する義務がある」場合に該当します。

   

1か月の契約納期のモノが、メーカーのミスで遅延してしまった場合、納期の前倒しを指示するのが妥当です。

 

「〇〇をやって下さい」「貴社の責任で対応下さい」

など、依頼に比べるときつめの言い方をすることが多いです。

  

なぜ取引先へお願いと指示を使い分けるのか?

お願いと指示を使い分ける必要があるのは「使い分けによって取引先・社内関係者からの信頼を得ることが出来る」からです。

  

この基本的なルールを守らないと、色々な問題が生じます。

使い分けをしないことによる失敗事例を2つご紹介します。

   

【NG事例】お願いすべき時に上から目線で指示

お願いすべき時に、上から目線で指示するのは、ある程度経験を積んで自信がついたバイヤーに多いです。

確かに強く指示することで、社内の利益につながることもあります。

   

しかし、このような対応を取っていると、取引先は、「この資材部員は自分の事しか考えてない」と思うようになります。

常に上から目線の資材部員は、長期的には以下のデメリットがあります。

   

・今後問題があった時、取引先からの紳士な対応が期待できない

・有益な情報が入りにくくなる

   

取引先の営業担当者も人です。

理由も無いのに上から目線で指示されると、あとでしっぺ返しが待っています。

 

取引先とのやり取りは一度きりでは無いので、長期的な視点を持つようにしましょう。

   

【NG事例】指示すべき時にお願いしてしまう

指示すべき時にお願いしてしまうのは、若い担当者に多いです。

確かに自分の親くらいの年齢の営業担当者に強く指示するのは難しいですよね。

  

でも意味も無くへりくだると、取引先から舐められます

 

取引先の担当者も忙しいので、出来ることなら対応したくないと思っています。

「まあ、厳しく言われないし、放って置こう」

と思われがちです。

   

その結果、社内の要求を実現することが出来ないので、社内関係者からも信頼を失います

  

「コイツ、取引先の顔色ばかりうかがって、全然対応してくれない」

社内関係者からこのように思われたら、今後の仕事はスムーズに進みません。

  

取引先に指示すべきシチュエーションでは、きちんと指示しましょう。

  

お願いと指示を使い分けるメリット

お願いと指示を使い分けるメリットは以下の通りです。

  

取引先から「この資材部員は頼りになる」「ぞんざいに扱えない」と思われる

   

「お願いと指示」をきちんと使い分けが出来ると、取引先も紳士に対応してくれます。

また強い口調で指示するようなケースでは「彼・彼女の言うことはもっともだ」と思ってもらえるので、もめることはありません。

  

お願いと指示を使い分ける資材部員は、取引先の営業担当者から敬意を払われるようになります。

  

意外とお願いと指示を使い分けができる資材部員が少ない

ここまで書くと、「そんなの当たり前でしょ」と思われるかもしれません。

でも意外とお願いと指示の使い分けが出来ていない人が多いです。

  

あなたの職場の周りを見てみて下さい。

 

「無理な要求を、上から目線で指示していませんか?」

「取引先の不作為にも関わらず、へりくだって対応していませんか?」

  

意外とお願いと指示を使い分けることは難しいです。

意識して、どちらで取引先と接するべきかを考える必要があります。

  

お願いと指示、どちらで話すべきか迷った時は、「問題の責任はどちらにあるか?」で判断可能です。

  

急増産が原因で短納期発注をした場合、こちら側に納期問題の責任がありますよね。

「問題の責任は、自分or取引先?」で考えるようにしましょう。

  

まとめ:状況に応じてお願いと指示を使い分けよう

本記事のまとめです。

  

・取引先へ依頼する時は、状況に応じて「お願い」と「指示」を使い分ける

・お願いと指示を使い分けると、取引先と適切な関係を築くことが出来る

 

資材部門は、取引先の方と日々やりとりをします。

取引先との接し方が、資材としての成果を左右すると言っても過言ではありません。

  

これから取引先に依頼するときは「お願いすべきか」「指示すべきか」を事前に考えてから行動してみましょう。

きっと取引先との関係性が改善していくはずです。

  

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

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