購買・資材調達部門のあるべき姿とは?理想のバイヤーに必要な5要素

購買・資材調達部門のあるべき姿とは?資材業務について
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この記事では、購買・資材調達部門のあるべき姿について解説しています。

  

資材部門で働くあなたは、仕事における目標・理想像を持っていますか?

 

僕は入社してから10年経ちましたが、今まで仕事での明確な目標はありませんでした。

定時で帰れて、そこそこの給料が貰うことしか考えていませんでした。

   

しかし最近、エッセンシャル思考という本を読み、自分の優先順位を明確化するようになりました。

その中で、今更ながら自分の仕事の優先順位と目標について真剣に考えました。

  

今回は、資材歴10年の著者が考える「資材部門のあるべき姿」を詳しくご説明します。

 

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購買・資材調達部門のあるべき姿とは?理想のバイヤーに必要な5要素

 

資材部門のあるべき姿・理想のバイヤーに必要な5つの要素をまとめました。

  

・事務処理が出来る(全ての土台になる能力)

・取引先へ社内の要求を適切に伝える(社内のスポークスマン)

・取引先が正しければ、取引先の立場に立つ(中立の立場)

・社内の下請部門にならない(他人の仕事を優先しない)

・製品知識、業界動向など、専門知識を身に付ける(資材の付加価値)

  

僕の資材担当者としての目標は、「自分の専門スキル・経験を生かして、モノ作りに貢献し、理想の資材像を実現すること」です。

  

理想の資材像を実現するために「社内外から敬意を払われるバイヤー」になることを意識しています。

上にあげた5つの要素は、社内外から敬意を払われるバイヤーになるために必要だと感じていることです。

  

詳しく解説してきます。

  

事務処理が出来る(全ての土台になる能力)

事務処理なんて当たり前すぎるので、理想のバイヤーの要素にするのは変かもしれません。

しかし、資材部門は大半の時間を事務処理に費やしています。

   

事務処理が適切に処理できないと、資材部門として成功することは難しいです。

そして残念ながら、事務処理がテキパキとこなせない人が多いのも事実です。

  

そういう事務処理が苦手な人は、社内外からの問い合わせを滞留させてしまいがちです。

結果として、「こいつに依頼しても全然仕事が進まない」と思われてしまいます。

  

仮に事務処理を何とか終わらせても、それ以外の付加価値の高い仕事まで手が回りません。

 

このように事務処理能力は、資材部員の理想像を実現するための土台となる重要な能力なので、最初に挙げました。

  

取引先へ社内の要求を適切に伝える(社内のスポークスマン)

資材部門は、社内と取引先の間をつなぐ架け橋の役割を持っています。

特に社内の代表窓口として、社内の要求を取引先に伝えるのが仕事です。

  

そのため、社内の要求を適切に取引先に伝える能力は、そのまま資材部員としての付加価値に繋がります。

  

僕は入社1,2年目の頃、取引先へ厳しいことが言えませんでした。

そのため、納期問題など社内が切迫した状況にも関わらず、社内の要求をはっきりと要求出来ませんでした。

  

社内関係者は資材部門に「社内の要求を取引先にきちんと伝えてくれる」ことを望んでいます。

時には、社内の利益を守るために強い口調を使う必要もあります。

  

社内関係者は、取引先へ社内の要求をきちんと伝えて交渉する姿を見て、資材部門に信頼を寄せるようになります。

  

「こいつは会社のために取引先と厳しい交渉をしてくれている」

このように思われるように、きちんと要求を伝えるようにしましょう。

  

取引先が正しければ、取引先の立場に立つ(中立の立場)

先ほど取引先に要求を適切に伝えることの重要性をご説明しました。

しかし、それだけでは足りません。

  

資材部員は取引先の意見が正しければ、取引先の立場に立つことが必要です。

  

時に、社内からの要求は、一方的で理不尽なことがあります。

こういう時に唯々諾々と社内の意見を伝えるだけでは、取引先から信頼は得られません。

 

「こいつ、いつも自分のことしか考えていない」

と思われてしまいます。

  

資材部門は取引先が言うことが正しければ、取引先の立場に立ち、社内関係者を説得する必要があります。

  

「こんな短納期では、取引先はついてこれないので、社内の製造日程を調整すべき」

など、取引先の言い分を代弁する必要があります。

   

資材部門は、社内の立場にありながら、中立的な視点を持つことを要求される部門です。

  

取引先が正しい時に取引先の立場に立つと、取引先から信頼を勝ち得ることが出来ます。

そういう取引を心がけていると、いざこちらが困った時に取引先は必ず助けてくれます。

 

取引先は敵では無く、僕たちの仕事をサポートしてくれる味方です。

味方であることを意識すれば、必要に応じて取引先の立場に立つことも自然にできるようになります。

  

社内の下請部門にならない(他人の仕事を優先しない)

資材部門は、取引先と社内をつなぐ窓口です。

社内外からの問い合わせに対応することが資材の仕事の一つです。

  

しかしその流れで、資材とは関係のない仕事を振られるケースがあります。

  

「(関係の無い)社内の取りまとめをお願いね」

  

こういう依頼の大半は、資材部門には関係の無い、他人の仕事です。

でも依頼されたら全て引き受けなければいけないと思っている人は多いです。

  

雑用を引き受けていると、周りから都合の良い人として扱われます。

「とりあえず、資材に振っておこう」

となりがちです。

  

でもこういう雑務ばかりしていると、付加価値の高い仕事は出来ません。

いつも他人の仕事で疲弊して、更には社内関係者からは「あいつは仕事が遅い」と言われる最悪の事態に陥ります。

 

資材部員がまずやるべきは、雑務では無く、後述する専門知識・経験を身に付けることです。

他人の仕事では無く、自分の仕事を優先しましょう。

  

人の依頼を断れない人は、以下の記事を参考にして下さい。

  

  

製品知識、業界動向など、専門知識を身に付ける

資材部員としての付加価値の源泉は「製品・市況・業界動向」の専門知識や、交渉力・コミュニケーション能力です。

  

年配の取引先の担当や目上の社内関係者と対等に渡り合うために上記のスキル・経験が必要不可欠です。

 

先ほどの「取引先の立場に立つ」ことも、取引先が正しいことをきちんと社内に説明できないと「取引先の手先」と思われる可能性があります。

 

また取引先の営業担当は、社内で信頼を得ていないバイヤーを軽んじる傾向があります。

(もちろん表面上は礼儀正しいですが、資材では無く設計とやり取りを始めたりします)

 

このような状態になると、資材の存在意義が無くなります。

資材の付加価値の源泉である、知識・スキルを日々積み上げていきましょう。

  

まとめ:資材の専門スキルで、敬意を払われるバイヤーになろう

本記事のまとめです。

  

自分の専門スキル・経験を生かして、モノ作りに貢献し、社内外から敬意を払われるバイヤーになろう

  

資材のあるべき姿を実現するための5つの要素は、僕の10年間の経験を踏まえたものです。

働く環境によっては、資材の立場も変わるので要素が変わってくるかもしれません。

   

こんな考え方もあるのかと、資材の皆さんは参考にしてもらえると嬉しいです。

   

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。

    

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