資材調達/購買部に接待はあるのかを現役資材部員が詳しく解説

資材業務について
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この記事は以下の方向けに書いています。

 

・資材調達/購買部門に入ると接待を受けられるって聞いたけどホント?

 

こんにちは、コロスケです。

本日は資材部に接待はあるのかについてまとめていきます。

 

テレビの影響からくるイメージなのか、「資材って良いよね、立場が上だし。接待されたりするんでしょ?」と言われたことがあります。

でも実際のところはどうなのでしょうか。

 

今回は、実際に資材部員を10年間やってきている僕が、「資材部の人は接待を受けるのか?受けるとしたらどのような接待があるのか?」というみなさんの疑問を解消していきます。

 

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資材部/購買部の人が接待を受けることはあるのか?

回答

 

接待を受けることはありますが、みんなのイメージとは違います。

  

 

資材部門は取引先の営業の方の接待を受けることはありますが、おそらく皆さんのイメージしている接待とは異なると思います。

そもそも接待の定義とは何でしょうか。

 

(日本の企業において)取引先などを飲食店などでもてなすこと

Wikipedia   https://ja.wikipedia.org/wiki/%E6%8E%A5%E5%BE%85

 

要は取引先と定時後に一緒に飲み屋に行って、その費用は取引先側が負担してくれるのが接待です。

 

もっと詳細について知りたいな

  

資材部と接待の関係について詳しく解説していきます。

 

みんながイメージする接待とは違う

「接待」という言葉を聞いて皆さんはどんなことをイメージしますか? 

 

偉そうに踏ん反りかえったりして、営業の人がこびへつらうイメージ

  

昔はもしかしたらそういうTHE悪代官みたいな資材部員もいたのかもしれませんが、基本的にはそういう人種は現在は絶滅しております。

コンプライアンスという意識が企業に定着し、不正につながりやすい接待は厳格に管理されるようになりました。

会社によっては、余計な誤解を招くことを防ぐために取引先との会食を禁止しているところもあります。

 

徐々に企業文化が変わってきたんだね。

    

実際の接待はどんな感じなのか?

接待は厳格に管理されるようになってきましたが、まだ多くの会社では接待という文化自体は生き残っております。

実際に僕は何度も取引先からの接待を受けましたが、実際はこんな感じでした。

 

・ 接待を受ける側(資材部員)も 非常に気を遣う

・ほぼ仕事の延長

・逆に資材側が取引先を接待するケースもある

 

まず接待受ける側も気が楽ではありません。営業の方のようにお店を予約したり色々事前に動くことはありませんが、ビジネスの相手との席ですので礼儀やマナーなどにも気を使います。

 

特に気をつかうのは「会話を持たせる」ということです。

気が合う方だったり、相手の方が饒舌であれば良いのですが、会話が弾まないケースは結構資材側も必死になって話題を探したりします。

あんまり、接待=楽というイメージは無く、基本的には仕事の延長です。

 

また、場合によっては資材側が取引先の方を接待するケースもありますので、資材=接待を受ける側というのは実は間違った認識です(ただ比率としては接待を受ける方が多いですが)。

 

具体的にどんなケースでは資材部員が接待するの?

      

接待する側、される側の大まかなイメージは以下の通りです。

 

取引先の事務所・工場へ行くケース→取引先がお金を払う(取引先が接待してくれる)

資材部員がいる場所で会食するケース→こちら側が払うケースもある(両方あり得る)

 

基本資材部員が出向いた時は、取引先側でお支払い頂くケースが多いです。これは普段来ることが無い資材部員が来てくれたことへのおもてなしの意味合いです。

一方、資材部員が居る工場や事務所で会食するケースでは、資材部員が払うケースもあります。前回取引先が払ってくれた場合は、今度は資材側がお支払いするみたいなイメージです。

ただこれは会社の文化によって異なるため、毎回おごってもらっている資材部員もいるかもしれません。

 

僕は結構気疲れしてしまうタイプですので、正直あんまり取引先との会食(接待されること)は好きではありません。

ただ人によっては人と楽しく飲むのが好き!という人もいるので、そういう人は取引先との会食は積極的に参加しているようです。

 

取引先との会食は好き嫌いが分かれるかもね

  

資材部員が接待を受けるときに注意すべきポイント

 

ポイント

 

・自分の会社の会食の規定に必ず従う

・接待受ける場合も事前に上司に話をするなどスキを見せない

・あくまで仕事の延長であることを忘れない

・取引先のパーソナリティを知る良い機会

  

  

次に実際に接待を受けるときの注意点を説明していきます。

接待を受けたことのない新人の方にとって接待への正しい向き合い方を学ぶのはとても大事です。そして僕のような10年以上資材経験している人の方がもっと注意すべきです。

最初の頃は仕事という意識を持っていても徐々に慣れが人を変えていってしまいます。改めて接待への正しい向き合い方を学びなおしましょう。

 

自分の会社の会食の規定に必ず従う

これは基本中の基本です。

会社の規定で、取引先との会食がNGとなっている場合は、絶対に行かないようにしましょう。例え、相手からの熱烈な要望で仕方なしに行ってもその場でアウトになります。

定時後のイベントで自分の評価が下がったりするのは本意ではありませんので、まずは上司・先輩に自分の会社の規定がどうなっているかを確認しましょう。

 

会社の規定に従うのは基本のルールだね

 

接待受ける場合も事前に上司に話をするなどスキを見せない

接待を受ける=取引先の費用で会食をする場合は、スキを見せないようにしましょう。スキとはどういうことかと言うと、

 

・取引先と懇意になりすぎてしまい、通常の業務の時に相手に強く言えなくなる

・上司・先輩など職場の人間に、取引先と癒着しているとの誤解を与える

  

「普段会食でお世話になっているし、相手のミスを見なかったことにしよう」

など、相手と懇意になりすぎると、なあなあの関係になってしまいがちです。これでは本業である資材業務にマイナスの影響が出ていますので、注意しましょう。

 

また、職場内でも注意が必要です。

「あいつ、いっつも取引先と飲みに行っているな」

と思われるとあまり良い印象を持たれません。そういうマイナスな印象を持たれないように、取引先と会食に行くときは少なくとも上司に事前に相談した上で了解を得ましょう。

 

あくまで仕事の延長であることを忘れない

お酒が入るとついついテンションが上がってしまいますが、あまり羽目を外しすぎないように注意しましょう。

お酒が入ったことで自らの評判が急落するリスクもあります。

 

・社外秘情報など言ってはいけないことをしゃべってしまう

・取引先に失礼なことを言ってしまう

・取引先へ尊大な態度や失礼な態度を取ってしまう

 

お酒で失敗する人は多いです。普段の業務の評判が高い人も会食の場で評判を落としてしまうこともあり得ます。

取引先との会食はあくまで仕事の延長です。「自分は危ないな」と思う人は酒量を抑えるなど、トラブルの種を未然に防ぐようにしましょう。

 

取引先のパーソナリティを知る良い機会

ここまでは会食の注意点でしたが、会食にはもちろんメリットがあります。それは取引先の上司・担当者とゆっくり和やかな雰囲気で、相手の人となりを知ることが出来ることです。これはとても貴重な機会です。

一緒にお酒飲んで会話することで、会社対会社の繋がりも深まります。今後難しい依頼をするときも話がしやすくなります。

せっかく接待を受けるのであれば、相手との繋がりを深められるように交流を図りましょう。

 

会食をすると相手への親近感も増すし、今後仕事もやりやすくなりそうだね

  

最後に

取引先との接待は正しく付き合えば、取引先との関係を構築できる有効な手段ですので、正しく活用しましょう。

 

改めてになりますが、接待を受けるのも仕事の一環であることを忘れないようにしましょう。

取引先はあなた個人を接待しているのではなく、あなたの会社を接待しているのです。それをはき違えると、接待されて当たり前という前近代的な悪徳代官になってしまいます。

 

そしてもう一つ大事なことは、取引先持ちで会食費用を支払ってくれたことに対して、きちんとお礼を言いましょう

会食をセットし、資材部員をもてなしてくれた取引先に対して、お礼を言うことはビジネスマナーです。

これさえ守れば、あなたは接待初心者を卒業できます。明日取引先の会食があってもきっと大丈夫です。

 

接待とうまく付き合っていくことで資材部員としてレベルアップしていきましょう!

 

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

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