物品購入・資材調達の三権分立とは何か?【選定・発注・受領の分離】

物品購入・資材調達の三権分立とは何か?資材業務について
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こんにちは、コロスケです。

この記事では、メーカーが物品購入や資材調達を行う際の三権分立について解説していきます。

  

資材調達の三権分立という言葉を聞いたことがあるでしょうか?

資材部門の方でも普段あまり意識することが無いので、知らない人も多いのではないでしょうか?

  

三権分立の考え方を理解すると、資材部門も含めた各部門の存在意義を理解することが出来ます。

  

今回は資材歴10年の著者が、メーカーが物品購入・資材調達を行う時に必要な三権分立という考え方をご紹介してきます。

   

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物品購入・資材調達の三権分立とは何か?【選定・発注・受領の分離】

  

三権分立とは何なのでしょうか?

  

・三権分立とは、「選定・発注・受領の分離」のことを言います

・選定・発注・計上のステップを分けているのは、不正を防止するためです

   

メーカーが部材を調達するための各ステップでは、複数の部門が関与するようになっています。

会社は、不正を防止する仕組みとして、物品購入のステップが一人の人間に集中しないような体制を構築しています。

 

具体的に三権分立を詳しく解説します。

  

メーカーの物品購入・資材調達の仕組み

メーカーの資材調達の仕組みは以下の通りです。

  

・設計部門が部材を選ぶ

・資材/購買部門が価格決定し発注する

・管理部門などが受領、計上処置を行う

  

メーカーが部材を調達するための各ステップでは複数の部門が関与するようにしています。

一つの部門で調達が完結しないようにする仕組みを「物品購入・資材調達の三権分立」と呼んでいます。

 

何故、三権分立が必要なのか?

メーカーの資材調達に三権分立が必要な理由は「不正の防止」のためです。

一人の人間が選定・発注・受領が出来てしまうと、悪いことを企む人が出てきます。

 

実際に様々な会社で、過去社員の不正が発覚しています。

  

  

社員の不正を防止するために、3つのステップを別々の人間が行う仕組みを構築しているのです。

  

三権分立されていないと、どんな不正が起こるの?

自分で「選定・発注・受領」が出来てしまうと、こんな悪いことが起こる可能性があります。

  

取引先と結託し、架空の発注をする

取引先と結託して、適当なモノを発注したことにします。

しかし実際に取引先は納入はしません。

何も入っていないのに、計上処理がされると、お金だけが取引先に振り込まれてしまいます。

 

その後、取引先は、悪いことをした担当者はバックマージンを支払います。

 

取引先と結託し、単価を相場以上に高く発注する

同じように取引先と結託して、通常の価格よりも高い値段で発注します。

 

そして、通常価格と発注価格との差額を取引先と悪い担当者で分け合います。

  

会社の生産活動に関係の無いものを発注する

個人的に必要なモノを会社のお金で発注し、それを自分で受け取り自分のモノにするパターンです。

取引先と結託して、いかにも備品っぽい品名で手配、そして実際には取引先に自分が欲しいものを用意させます。

 

取引先と結託しなくても、普通に資産性の高いものを手配し、それを勝手に転売してしまうなんてことも考えられます。

  

お金が絡むところに不正があり、一人の人間に任せてはいけない

これら事例から分かるのは、特定の人物が調達に関する業務を全て行えるとロクな事が起きないということです。

 

働く人を信用するしないの問題では無く、制度として、調達のステップを別々の人間が行うようにすることで、不正が起きない体制を構築しています。

  

メーカーの三権分立は、社員の不正を防ぐ良くできた仕組みです。

   

まとめ:資材部門は三権分立の一つを担っている

僕は最初の頃、何で設計部門が価格交渉をしないのだろう?と疑問に思っていました。

何故なら、設計部門の方が製品知識があるので、交渉で有利だからです。

  

その後、資材調達の三権分立の仕組みを知って、資材が発注業務を担っている理由が納得出来ました。

資材部門は、会社の中で調達の三権分立を担う重要な部門なんですね。

この記事を通じて、三権分立の考えと資材部門の存在意義を理解頂ければ嬉しいです。

  

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。

   

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