【マニュアル】取引先へ仕損(損害賠償)請求をする時の手順を解説

取引先へ仕損請求・損害賠償請求をするときの具体的な手順資材業務について
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こんにちは、コロスケです。

今日は、取引先へ仕損請求、損害賠償請求をするときの手順を解説します。

   

取引先から購入した部材が、実は不良品だったとき、購入した会社は損失を被ります。

   

不良品が発生した時の損失

・不良品が客先に流出してしまい、リコールが発生。自社の信頼が失墜

・モノ作りをやり直すことによる、追加の製造工数の発生

・不具合原因の解析など、社内工数の発生

・不具合代品を製造するための追加の部材手配費用が発生

   

このように不良品が納入されると、甚大な被害を被ることになります。

購入品に不良が発生しないよう、取引先の製造工程を監査をするなど、購入品の品質維持に注力します。

   

しかし、不幸にも購入品で不良が起き、自社に多額の損失(仕損)が発生した場合は、どうすれば良いのでしょうか?

  

今回は、資材歴10年で仕損交渉を何度も経験した僕が「仕損交渉のマニュアル」を紹介します。

   

・仕損交渉はどうやって進めれば良いの?

   

こういう疑問に答えます。

   

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【マニュアル】取引先へ仕損(損害賠償)請求をする時の手順を解説

交渉

    

仕損請求の進め方は、以下の通りです。

   

    

仕損請求は、非定常作業なので最初は進め方に悩むと思います。

でも手順を分解すると、上記5つの作業だけなので、実はそこまで難しくありません。

  

具体的な手順を解説します。

   

仕損請求する旨取引先に通知する

購入品で不良が発生し自社で損失が発生した時、まずは取引先に仕損請求をする旨通知しましょう

   

不良が起きたら請求するのは当たり前でしょ?

何で最初に通知する必要があるの?

   

早めに仕損請求をする旨通知するのは何故でしょうか?

  

早めに取引先に通知する理由

・取引先に早めに仕損の予算を準備させるため

・自社の損失額の算定に時間がかかることがあるから

・取引先に言い訳する余地を与えないため

   

取引先に早めに仕損の予算を準備させるため

取引先は通常「仕損費用」の予算を持っていません。

そのため、取引先はゼロから予算を捻出する必要があります。

   

いきなり「1000万円払え!」と言っても取引先は、払うお財布がありません。

なので、早めに通知して取引先に「支払いの準備」をさせる必要があります。

   

自社の損失額の算定に時間がかかる

不良品が市場に流出した場合、自社の損失の確定に半年・1年スパンの時間がかかることがあります。

でも不良が起きた1年後に「あの時の仕損費用を払ってください」と言っても、取引先から「最初に言ってくれよ」と言われます。

  

取引先は事前に請求の通知が来ないと、勝手に「請求はこない」と解釈するケースがあります。

(取引先も怖いので、あえて請求があるか聞いてこない)

  

取引先に言い訳の余地を与えないためにも、まずは「御社の製品が原因で不良が発生したので、今後発生した損害を請求します」と伝えましょう。

(後々エビデンスが残るように、書面・メールで送りましょう)

   

仕損・損害費用の算定

不具合による損害が発生すると、社内の現場は大騒ぎになります。

「ふざけるな!相手に全額請求しろ!」

   

社内は色々と混乱しますが、資材部門は関係者に「仕損・損害額の算定」を依頼しましょう。

不良起因による損害額を明確化しないと取引先へは請求できません。

  

算定に時間がかかると言われたらどうすれば良いの?

   

先ほど説明したように、長い期間(3ヶ月以上)経つと、取引先は請求が来ないかもと勝手に解釈する傾向があります。

後から請求しても「今更払えないよ・・・」と言われてしまいます。

  

なので基本は概算でも良いので、請求額の総額を算定してもらいましょう。

具体的な交渉では、確定した分から、第一弾・第二弾と段階を分けて請求すればOKです。

    

正確な費用が分からないケースはどうすれば良いの?

   

可能な限り正確な費用を出してもらう必要がありますが、出せない場合は「この部分は概算」と区分けしておけば大丈夫です。

   

取引先への請求額の決定

社内の損失額が分かったら、次に相手にいくら請求するかを決めます。

  

えっ、社内の損失をそのまま請求すれば良いのでは?

   

実際の損失と請求額を別に考える必要がある理由は以下の通りです。

   

・取引先に本当に請求して良い内容か判断するため

・請求額満額を回収できることは稀なため

   

取引先に本当に請求して良い内容か判断するため

取引先の属性(下請・財務状況)や、請求内容が妥当かを考えます。

交渉では「請求金額」をベースに話が進みます。

    

後で出し直すことは出来ないので、最初に「請求額はこれで良いか?」をきちんと吟味しましょう。

   

請求額満額を回収できることは稀なため

取引先はお金を払いたくないので、お金を請求してもあの手この手で抵抗します。

契約書上、取引先に100%払う義務がある訳では無いケースがほとんどです。

(そういう契約書には、ハンコを押してくれない)

   

そのためどんなに相手が悪いケースでも満額回収できるケースは少ないです。

  

   

そこで「最初に多めに請求して、自社の損失の満額回収を目指す」という手法があります。

満額回収できる可能性が高くなるので、会社の方針として多めに請求することもあります。

  

但し、取引先もバカでは無いので、多めに請求しても妥当性を精査されます。

余りにも多めな額だったり、算出根拠が適当だと、取引先は「吹っ掛けられている」と思い、満額どころか全然支払ってくれない可能性が出てきます。

   

また取引先は設計者・品質担当者に「実際の損失はいくら?」と裏を取ることもあります。

そこで実際の損失と請求額の差がバレる可能性も考えられるので、多めに請求するときは社内関係者で口裏を合わせる必要もあります。

   

このように多めに請求するのにはリスクを伴いますので、上長と相談の上、慎重に行いましょう。

   

取引先と支払額の交渉

取引先と交渉をする上で注意すべきポイントは、以下の通りです。

  

・請求額の論拠を説明できるようにする

・交渉権限を資材に一任してもらう

・相手の責任者と交渉をする

   

請求額の論拠を説明できるようにする

取引先は、物凄く細かく請求額の内訳を聞いてきます。

取引先が請求額の内訳に納得してくれないと、お金を払ってくれません。

   

「どうしてこの費用が発生したのか?どうしてこの金額なのか?」

この部分を詳細に説明できるように、社内関係者から情報をヒアリングしておきましょう。

   

交渉権限を資材に一任してもらう

先ほど説明したように、仕損交渉では「満額回収できるケースは少ない」です。

満額回収が必須だと、交渉が平行線で終わってしまいます。

  

社内の関係者に「満額は難しい」と予防線をはり、現実的な線で歯止め額を設定しましょう。

(極力、回収額については資材に一任してもらうようにしましょう)

   

歯止め額の設定では、社外支出とそうでないモノを区分けして、社外支出の損害を歯止め額とするケースが多いです。

   

社外支出は、代品の手配などお金が発生しているものを指します。

一方で、不具合原因の調査などの社内工数は、諦めるケースもあります。

   

仕損交渉は、長引くと泥沼にはまります。

なるべく資材に交渉権限を一任してもらい、早期に妥結できるようにしましょう。

   

回収&終了

交渉が終わり請求額が確定した後に行うことは以下の2つです。

  

・支払い方法の確定(売上との相殺、請求書払い)

・支払い時期の調整

   

そして、交渉が全て終わったら、取引先の営業担当には感謝を伝えましょう

   

支払うべきお金なので、払って当然なのですが、矢面に立つ営業担当者も相当苦労しています。

妥結まで持っていけたのは、営業担当者の協力があったからこそです。

   

そしてその後は遺恨を残さず、今まで通りの取引を継続しましょう。

(もちろん不具合の是正はさせるのが前提になりますが)

  

まとめ:正しい手順で仕損請求を行おう

仕損請求のポイントのおさらいです。

   

・仕損請求は、正しい手順で行えばそこまで難しい交渉では無い

・満額回収できるケースは少ない

・資材に交渉権限を一任してもらう

   

取引先が100%悪くても、取引先が全額払うケースは稀です。

取引先の財務状況、取引継続の希望度合いによっても支払い額は変わってきます。

   

満額回収が難しいことを知っていれば、不毛な交渉を割けることが出来ます。

仕損をうまくクローズ出来れば、取引先・社内関係者からの信頼を得ることができます。

  

この記事があなたの仕損・損害賠償請求の交渉のお役に立てれば、うれしいです。

最後まで読んでくれてありがとうございました。

   

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

   

良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。

   

コメント

  1. tatumi より:

    初めてコメントさせて頂きます。
    Twitterとブログ等いつも、拝見させていただいてます。

    自分は中途で他業者から大手輸送機器メーカーの調達購買課に転職しました。
    現在3ヶ月目です。
    元が肉体労働関係でしたので図面を読む力もなく調達用語やパソコンスキルもない状態ですので毎日苦しい状態です。
    業務を日々こなすことでスキルは身につくのでしょうか?
    家でしていることとすればその日に教えていただいた業務をまとめるくらいしかしておりません。
    先が見えない状態で困っています、、

    • Corosuke より:

      コメントありがとうございます!
      いつもありがとうございます。

      まずは、「パソコン」その中でもエクセルスキルを自宅で学習するのがおすすめです!
      図面は読めなくても何とかなりますが、事務作業が出来ないと詰んでしまう可能性が
      あるからです。

      エクセルの本を一冊買って、本を読みながら自己学習すれば、ある程度エクセルを
      使えるようになると思います。僕も1年目の時は、エクセルの本を買って勉強していました!

      中途だといきなり実践なので大変だと思いますが、1年続ければなれると思います。
      応援しています!

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