こんにちは、コロスケです。
この記事では、週報・月報を秒速で書くコツを解説します。
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週報書くのに時間がかかるよ・・・
何書けば良いかな?
こんな方に有益な情報を提供します。
会社で「週報・月報」など、定期的に業務内容を報告している人は多いのではないでしょうか?
僕自身、会社に入ってから10年ほど週報を書き続けていました。
入社当時は、2時間近くかかっていた週報ですが、今では15分程度で書き終えることが出来るようになりました。
今回は、生産性を意識して、定時帰りを続けている僕が「報告書を効率的に書く方法」を解説します。
週報・月報を秒速で書く具体的なコツを解説【報告書で悩まない!】
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週報・月報を秒速で書く、具体的な方法は以下の3つです。
【ステップ1】業務でやったことをその場でメモに記載する
【ステップ2】メモの中から報告するテーマを選ぶ
【ステップ3】スキマ時間に、文章をまとめる
週報、月報など定期的に作成するものは、やり方を変えれば生産性は10倍にアップします。
正しいやり方を覚えて、報告書をさっさと片付けましょう!
ダメな人の週報・月報の書き方
僕が週報を書くのに2時間かかっていた時のやり方は以下の通りでした。
・提出日に「さて、何を書こうか」と考える
・「この1週間、何したっけ?」となる
提出日になってから、何を書こうかと考えると時間がかかります。
過去のメールを見直して、この1週間・1か月間何をしたか調べた経験はないでしょうか?
1から報告のネタを探すことになるので、書くまでに時間がかかります。
このような提出日に1から書き始めるのは非効率的です。
【ステップ1】業務でやったことをその場でメモに記載する
週報・月報を素早く書くためには、「業務でやったことをその場でメモ」することが有効です。
・A社の製品の価格交渉を実施
・部品の価格調査・比較を実施
・B社の製品が納期遅延、前倒し依頼
・C社と打合せ。最新製品の紹介を受ける
・D社とE社の合併発表の情報を入手
僕たちは、一日何かしらの業務を行っています。
過去の業務を後から振り返ろうとすると時間がかかります。
大切なのは、「その場でやったことをメモする」ことです。
上記のように、行った業務をその場でメモするだけでOKです。
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メモってどんな感じで書けば良いのかな?
メモは1行で良いです。
何をしたかが分かればOKです。
もし時間に余裕がある場合は、ポイントを数行書いておくと、より時間を短縮できます。
【ステップ2】メモの中から報告するテーマを選ぶ
業務内容をメモしていると、週報・月報で書くネタが沢山出てきます。
次のステップで、メモの中から報告するテーマを選びます。
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どんなテーマを選べば良いかな?
報告するテーマは、組織・上司の方針によって変わります。
上司に「どんなテーマを選べば良いですか?」と聞くのがおすすめです。
予め聞いておけば、後で「出し直し」と言われるリスクが減ります。
僕の場合、以下のテーマを選んでいます。
・注目度が高い案件の進捗状況(今週はここまで進んだ)
・時事ネタ(A社とB社が合併)
・金額が大きいコストダウン案件(A社⇒B社への転注)
・深刻な納期問題
進捗状況の報告は、長い期間、報告のネタに困らなくなるので便利です。
また意外かもしれませんが、時事ネタも報告書に適しています。
今まで書いたことが無い人は書いてみましょう。
【ステップ3】スキマ時間に、文章をまとめる
最後に、メモした案件の中から、報告したい内容を選んだら、最後は文章にまとめる作業です。
報告書を作成するときに知っておきたいことは、「報告書は、必ずしも提出日に書く必要は無い」ということです。
多くの人が、なぜか報告書の提出日になって初めて報告書を書き始めています。
でも提出日に、報告書をまとめる時間が必ずしもあるとは限りません。
結局、急ぎの案件後の定時に、残業して週報を書く羽目になります。
僕は、打ち合わせ前のスキマ時間などを見つけて、どんどん週報を書いています。
そのため、提出日前には、報告書を書き終えているケースがほとんどです。
提出日には、メール送信ボタンを押すだけです。
報告書に書けそうなネタは、隙間時間を見つけて、どんどん書き進めましょう。
まとめ:報告書は、悩まずに秒速で書こう!
本記事のまとめです。
【ステップ1】業務でやったことをその場でメモに記載する
【ステップ2】メモの中から報告するテーマを選ぶ
【ステップ3】スキマ時間に文章をまとめる
週報・月報は、面倒で時間がかかる作業です。
でも正しい手順で書けば、提出日前に書き終えることが可能です。
定期的な報告書の書き方で悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。
のブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。
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