週報・月報を秒速で書く具体的なコツを解説【報告書で悩まない!】

週報・月報を秒速で書く具体的なコツを解説【報告書で悩まない!】生産性向上
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こんにちは、コロスケです。

この記事では、週報・月報を秒速で書くコツを解説します。

   

週報書くのに時間がかかるよ・・・

何書けば良いかな?

   

こんな方に有益な情報を提供します。

   

会社で「週報・月報」など、定期的に業務内容を報告している人は多いのではないでしょうか?

僕自身、会社に入ってから10年ほど週報を書き続けていました。

入社当時は、2時間近くかかっていた週報ですが、今では15分程度で書き終えることが出来るようになりました。

  

今回は、生産性を意識して、定時帰りを続けている僕が「報告書を効率的に書く方法」を解説します。

    

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週報・月報を秒速で書く具体的なコツを解説【報告書で悩まない!】

    

週報・月報を秒速で書く、具体的な方法は以下の3つです。

   

【ステップ1】業務でやったことをその場でメモに記載する

【ステップ2】メモの中から報告するテーマを選ぶ

【ステップ3】スキマ時間に、文章をまとめる

    

週報、月報など定期的に作成するものは、やり方を変えれば生産性は10倍にアップします。

正しいやり方を覚えて、報告書をさっさと片付けましょう!

   

ダメな人の週報・月報の書き方

僕が週報を書くのに2時間かかっていた時のやり方は以下の通りでした。

   

・提出日に「さて、何を書こうか」と考える

・「この1週間、何したっけ?」となる

   

提出日になってから、何を書こうかと考えると時間がかかります。

過去のメールを見直して、この1週間・1か月間何をしたか調べた経験はないでしょうか?

   

1から報告のネタを探すことになるので、書くまでに時間がかかります。

このような提出日に1から書き始めるのは非効率的です。

   

【ステップ1】業務でやったことをその場でメモに記載する

週報・月報を素早く書くためには、「業務でやったことをその場でメモ」することが有効です。

    

・A社の製品の価格交渉を実施

・部品の価格調査・比較を実施

・B社の製品が納期遅延、前倒し依頼

・C社と打合せ。最新製品の紹介を受ける

・D社とE社の合併発表の情報を入手

    

僕たちは、一日何かしらの業務を行っています。

過去の業務を後から振り返ろうとすると時間がかかります。

大切なのは、「その場でやったことをメモする」ことです。

   

上記のように、行った業務をその場でメモするだけでOKです。

    

メモってどんな感じで書けば良いのかな?

    

メモは1行で良いです。

何をしたかが分かればOKです。

   

もし時間に余裕がある場合は、ポイントを数行書いておくと、より時間を短縮できます。

    

【ステップ2】メモの中から報告するテーマを選ぶ

業務内容をメモしていると、週報・月報で書くネタが沢山出てきます。

次のステップで、メモの中から報告するテーマを選びます。

   

どんなテーマを選べば良いかな?

   

報告するテーマは、組織・上司の方針によって変わります。

上司に「どんなテーマを選べば良いですか?」と聞くのがおすすめです。

  

予め聞いておけば、後で「出し直し」と言われるリスクが減ります。

  

僕の場合、以下のテーマを選んでいます。

   

・注目度が高い案件の進捗状況(今週はここまで進んだ)

・時事ネタ(A社とB社が合併)

・金額が大きいコストダウン案件(A社⇒B社への転注)

・深刻な納期問題

   

進捗状況の報告は、長い期間、報告のネタに困らなくなるので便利です。

また意外かもしれませんが、時事ネタも報告書に適しています。

今まで書いたことが無い人は書いてみましょう。

   

【ステップ3】スキマ時間に、文章をまとめる

最後に、メモした案件の中から、報告したい内容を選んだら、最後は文章にまとめる作業です。

報告書を作成するときに知っておきたいことは、「報告書は、必ずしも提出日に書く必要は無い」ということです。

   

多くの人が、なぜか報告書の提出日になって初めて報告書を書き始めています。

でも提出日に、報告書をまとめる時間が必ずしもあるとは限りません。

結局、急ぎの案件後の定時に、残業して週報を書く羽目になります。

   

僕は、打ち合わせ前のスキマ時間などを見つけて、どんどん週報を書いています。

そのため、提出日前には、報告書を書き終えているケースがほとんどです。

提出日には、メール送信ボタンを押すだけです。

  

報告書に書けそうなネタは、隙間時間を見つけて、どんどん書き進めましょう。

   

まとめ:報告書は、悩まずに秒速で書こう!

本記事のまとめです。

   

【ステップ1】業務でやったことをその場でメモに記載する

【ステップ2】メモの中から報告するテーマを選ぶ

【ステップ3】スキマ時間に文章をまとめる

    

週報・月報は、面倒で時間がかかる作業です。

でも正しい手順で書けば、提出日前に書き終えることが可能です。

   

定期的な報告書の書き方で悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

  

のブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

   

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