週報・月報を秒速で書く具体的なコツを解説【報告書で悩まない！】

　　　　

こんにちは、コロスケです。

この記事では、週報・月報を秒速で書くコツを解説します。

　　　

　　　

こんな方に有益な情報を提供します。

　　　

会社で「週報・月報」など、定期的に業務内容を報告している人は多いのではないでしょうか？

僕自身、会社に入ってから10年ほど週報を書き続けていました。

入社当時は、2時間近くかかっていた週報ですが、今では15分程度で書き終えることが出来るようになりました。

　　

今回は、生産性を意識して、定時帰りを続けている僕が「報告書を効率的に書く方法」を解説します。

　　　　

週報・月報を秒速で書く具体的なコツを解説【報告書で悩まない！】

　　　　

週報・月報を秒速で書く、具体的な方法は以下の３つです。

　　　

　　　　

週報、月報など定期的に作成するものは、やり方を変えれば生産性は10倍にアップします。

正しいやり方を覚えて、報告書をさっさと片付けましょう！

　　　

ダメな人の週報・月報の書き方

僕が週報を書くのに2時間かかっていた時のやり方は以下の通りでした。

　　　

　　　

提出日になってから、何を書こうかと考えると時間がかかります。

過去のメールを見直して、この1週間・1か月間何をしたか調べた経験はないでしょうか？

　　　

１から報告のネタを探すことになるので、書くまでに時間がかかります。

このような提出日に１から書き始めるのは非効率的です。

　　　

【ステップ１】業務でやったことをその場でメモに記載する

週報・月報を素早く書くためには、「業務でやったことをその場でメモ」することが有効です。

　　　　

　　　　

僕たちは、一日何かしらの業務を行っています。

過去の業務を後から振り返ろうとすると時間がかかります。

大切なのは、「その場でやったことをメモする」ことです。

　　　

上記のように、行った業務をその場でメモするだけでOKです。

　　　　

　　　　

メモは1行で良いです。

何をしたかが分かればOKです。

　　　

もし時間に余裕がある場合は、ポイントを数行書いておくと、より時間を短縮できます。

　　　　

【ステップ２】メモの中から報告するテーマを選ぶ

業務内容をメモしていると、週報・月報で書くネタが沢山出てきます。

次のステップで、メモの中から報告するテーマを選びます。

　　　

　　　

報告するテーマは、組織・上司の方針によって変わります。

上司に「どんなテーマを選べば良いですか？」と聞くのがおすすめです。

　　

予め聞いておけば、後で「出し直し」と言われるリスクが減ります。

　　

僕の場合、以下のテーマを選んでいます。

　　　

　　　

進捗状況の報告は、長い期間、報告のネタに困らなくなるので便利です。

また意外かもしれませんが、時事ネタも報告書に適しています。

今まで書いたことが無い人は書いてみましょう。

　　　

【ステップ３】スキマ時間に、文章をまとめる

最後に、メモした案件の中から、報告したい内容を選んだら、最後は文章にまとめる作業です。

報告書を作成するときに知っておきたいことは、「報告書は、必ずしも提出日に書く必要は無い」ということです。

　　　

多くの人が、なぜか報告書の提出日になって初めて報告書を書き始めています。

でも提出日に、報告書をまとめる時間が必ずしもあるとは限りません。

結局、急ぎの案件後の定時に、残業して週報を書く羽目になります。

　　　

僕は、打ち合わせ前のスキマ時間などを見つけて、どんどん週報を書いています。

そのため、提出日前には、報告書を書き終えているケースがほとんどです。

提出日には、メール送信ボタンを押すだけです。

　　

報告書に書けそうなネタは、隙間時間を見つけて、どんどん書き進めましょう。

　　　

まとめ：報告書は、悩まずに秒速で書こう！

本記事のまとめです。

　　　

　　　　

週報・月報は、面倒で時間がかかる作業です。

でも正しい手順で書けば、提出日前に書き終えることが可能です。

　　　

定期的な報告書の書き方で悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

　　

のブログ（ Corosuke blog）では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

　　　

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