この記事は以下の方向けに書いています。
・就活・転職で購買業務を検討しているけど、難しい仕事なのか知りたい
・今購買業務をしているけど、仕事が難しくて大変・・・
こんにちは、コロスケです。
今日は、購買・資材調達業務って難しいの？という疑問について解説していきます。
営業の人は、自社の製品を客先に販売するのが仕事で、売上のノルマ確保が大変そうですよね。
このように営業の仕事は、実際にやる前から何となく仕事のイメージが付きやすいと思います。
一方、購買・資材調達の仕事は、一見どんな仕事しているのかイメージがしにくいと思います。
実際のところ、購買の仕事は大変なの？という疑問を持つ方は多いと思います。
今回は資材歴１０年の現役資材部員の僕が、「購買・資材調達の仕事は難しいの？」という疑問を解決していきます。
また現在、購買の仕事が難しくて辛い・・・という方にも有益なアドバイスを提供していきます。
購買・資材調達業務は難しいって本当？【現役資材部員が回答】
購買・資材調達業務は難しいのか？についての回答は以下の通りです。
【答え】事務処理能力があれば難しくないです！
資材調達業務は、事務系の中で一番事務処理能力が求められる職種です。
資材部門は、社内と取引先の窓口という役割のため、様々な問い合わせや依頼事項に対応する必要があります。
資材調達というと、価格交渉しているイメージが強いかと思いますが、実は日々の事務処理に追われることが多いです。
そして、価格交渉など付加価値の高い仕事をこなすためには、日々の業務を短期間でこなせる事務処理能力がとても重要になってきます。
具体的な資材業務については以下の記事をご覧下さい。
以下では、資材に求められる事務処理能力について詳しくご説明していきます。
資材に必要な事務処理能力って何？
資材に必要な事務処理能力とは具体的には以下のことを指します。
・問題解決力⇒答えを知っている人に聞ける能力
・即レス力
・エクセル能力（簡単な関数）
一つずつ解説していきます。
問題解決力 ⇒答えを知っている人に聞ける能力
問題解決力と書くと抽象的ですが、事務処理に当たり問題解決力は、必要不可欠な能力です。
資材部門では、品質問題など、通常のルーチン業務とは異なる問題が度々発生します。
その時担当者は、この問題はどう処理したら良いのだろうか？どうやったら早く解決できるだろうか？を常に考える必要があります。
こう説明すると簡単には身に付けられない難しい能力のように思えますが、この問題解決力は簡単に身に付けることが出来ます。
自分で処理できない課題は、解決できる人に聞けば良い
全て自分で解決できなくても、答えを知っている人に聞くことさえできれば、実は問題解決は難しい課題ではありません。
テストのように、自分一人で解決するのは至難の業ですが、周りの人に聞きながら作業することが出来れば、意外と簡単に問題解決力は身につきます。
効率的に事務処理を進める上で、誰かに質問して進めるのはとても重要だよね
即レス力
資材の業務は、テトリスのように次から次へと降ってきます。
ぼうっとしていたり、分からない業務を後回しにしているとどんどん仕事が積み上がっていきます。
そして最後には、自分では解決しきれないほど業務が積み上がりゲームオーバーとなります。
このように次から次へと仕事が降ってくる事務課題を素早く処理するためには、即レスすることが大事です。
この即レス力は、最初から身についている人もいれば、頑張って習慣化しないと身につかない人もいます。
なかなか即レス出来ない人の特徴は以下の通りです。
・完璧主義者
・色々な業務に目移りしてしまい、全部中途半端になってしまう人
・嫌な仕事を見て見ぬ振りしがちな人
ああ、自分は案件を温めて放置してしまうな・・・と思う人は、即レスを意識しましょう。
めんどくさかったりすると、ついつい後回しにしたくなるよね
エクセル能力（簡単な関数）
是非エクセルスキルはすぐに身に付けましょう。
実績データの集計など、資材部員でエクセルを触らない日はありません。
エクセルの能力で、同じ資料を作る場合でも1時間かかる人もいれば、10分で出来てしまう人もいます。
このような積み重なりが、事務処理能力につながりますので、１冊本を買って簡単なエクセルはこれを機会に覚えてしまいましょう。
以下の記事を参考にしてみて下さい。
事務処理能力を身に付ける具体的な方法
事務処理能力が必要なのは分かったけど、具体的にどうすれば良いのかな？
事務処理能力を身に付ける具体的な方法は以下の通りです。
・ちゃんと実務に詳しくなる！
・分からないことを放って置かない
・分からなかったらとりあえず誰かに聞く！
・80点で良いのですぐに返事をする
なんだか学校で言われそうな内容ですが、実は社会人になっても出来ていない人は多いです。
一つずつ解説していきます。
ちゃんと実務に詳しくなる
仕事を知っていれば、事務処理も苦じゃないですよね。
身もふたもない答えですが、実務に詳しくなれれば事務処理能力は自然と身につきます。
実務に詳しくなるためにはどうすれば良いの？
分からないことを放って置かない
実務に詳しくなる最短コースは、分からない事を放置しないことです。
他の誰かがやってくれたから、自分は知らなくても良いや。と思っていると、後々苦労することが多いです。
新人など最初の頃は、色々質問しやすいですが、年次が上がってくると「こんなのも知らないの？」と思われるのが恥ずかしくなってきます。
面倒くさいし、恥ずかしいし、忙しいし、分からないままでも良いや。と思わずに、その場で解決していきましょう。
分からなかったら、誰かにすぐに聞く！
これは先ほど書きましたが、分からなければ、直ぐに誰かに聞きに行くクセをつけましょう。
自分が知らないことでも、他の誰かが知っていることは良くあります。
特に先輩は、今までの業務経験で似たようなことに出くわしたことがあるかもしれません。
一人でうんうん頭を悩ませるより、誰かにすぐに聞くようにしましょう！
これが事務処理能力を高める最短ルートです。
せっかく職場に同僚・先輩がいるんだから、みんなの力を借りて、効率よく仕事を進めたいよね
80点で良いのですぐに返事をする
即レスの基本は「完璧を求めない」ことです。
80点の成果は、2割の時間で達成できます。これをパレートの法則と呼びます。
100点にしてから、回答・報告しようとすると時間が無駄にかかります。
更に受けが満足しない回答だった場合、せっかく100点の資料を提出してもやり直しになってしまいます。
完璧主義者の人は、80点で回答するのは躊躇しがちです。
ただ、80点の回答で問題無いケースを体感出来れば、きっと2割の力で80点を取るやり方の効率の良さが分かってくれると思います。
パレートの法則は、業務効率化で非常に有効な考えだよ
購買・資材調達業務で更に付加価値を出す方法
調達業務は難しいと思いがちですが、実は事務処理能力さえ身に付けてしまえば、難しい仕事ではありません。
ただ資材部員は、事務処理だけをしていれば良い訳ではありません。
資材部員として一皮むけるためには、事務処理能力に加えて以下のことに注力していきましょう。
自分の担当品種に興味を持とう
毎日同じ仕事を淡々とこなしていると、突然仕事に飽きることがあります。
数年仕事を続けていると発生しやすい症状なのですが、これに感染すると仕事のパフォーマンスが大きく低下します。
事務処理能力だけ磨いていても、飽きが来ます。
そうならないために重要なことが、「自分が買っている担当品種に興味を持つ」ことです。
自分の買っているものに興味が湧けば自然と業務の深堀が出来ますし、やる気も出てきます。
是非、自分の担当品種に興味を持てるようになりましょう。
でも、いきなり興味を持てって言われても、興味湧かないよ・・・
そういう人は、是非一度自分の担当品種の工場見学をしてみましょう。
自分が買っている部材の作り方を知ると、興味も湧いてきます。
何より工場見学は、土日にわざわざお金を払って見に行く人もいるくらいなので、結構楽しいです。
詳しくは以下の記事をご覧下さい。
業務の効率化を進めて組織力を上げる
事務処理力の向上は、いわば手を早く動かしている状態です。
そこから一歩進んで、仕事のあり方を見直しましょう。
業務効率化の例は以下の通りです。
・ルーチン業務が何故必要なのかを再定義し、本当に必要な作業のみ行う
・取引先からの提出資料をフォーマット化して、無駄な作業・資料を排除する
・手作業をマクロ化・システム化する
この段階にくると、作業量自体が減るので、更に自由な時間を増やせます。
そうすると更に業務効率化の時間を確保できる正のループに突入します。
こうやって正のループを回していくことで、組織のルーチン業務を改善することが出来、組織の力を向上することができます。
ここまでくれば、あなたはその組織で唯一無二の存在となることが出来ます。
きっと組織に有益な付加価値の高い人になっているはずです。
事務処理力の向上で空いた時間を使って、業務の効率化を図るんだね
まとめ
この記事のまとめです。
・事務処理能力があれば、資材調達の仕事は難しくありません！
・そして事務処理力向上で空いた時間を業務の効率化に使おう！
資材調達の仕事は決して難しくて敷居の高い職種ではありません。
経理の仕事と違って、入社前に専門の資格も不要ですので、入社後に資材知識を身に付けていけばOKです。
20代・第二新卒・既卒向け転職エージェントのマイナビジョブ20’s（トゥエンティーズ）
このブログ（ Corosuke blog）では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。
良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。
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