【納期調整のコツ】納期問題が苦手な人向けに具体的な改善策を提案

納期調整のコツ、納期問題が苦手な人に解説資材業務について
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この記事では、納期調整のコツを解説します。

  

納期問題ばかりで嫌になっちゃうよ・・・

   

2020年はコロナ問題で、納期問題ばかりだったと思います。

納期が遅延すると社内のモノ作りが止まるので、プレッシャーが半端ないですよね。

  

資材歴が浅い人で、納期調整が苦手という方も多いのでは無いでしょうか?

今回は、資材歴10年の著者が「納期調整のコツ」を詳しく解説します。

  

・納期調整で疲弊している

・納期調整が苦手

   

こんな方に有益な情報を提供します。

   

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【納期調整のコツ】納期問題が苦手な人向けに具体的な改善策を提案

   

納期調整のコツは以下の3つです。

   

・発注後にすぐに納期確認&社内に情報発信する

・納期回答の精度・余裕度をきちんと確認する

・社内関係者へ資材の努力をアピールする

   

納期問題は、失敗すると社内からボロクソに言われるのでしんどいと思います。

でもコツを覚えて上手く対処すれば、同じ納期問題でも社内から感謝されるようになります。

  

僕が実践して有効だったコツを3つ紹介します。

   

発注後にすぐに納期確認&社内に情報発信する

納期調整を行うコツの一つ目が「きちんと納期確認をする」ことです。

  

納期確認なんて簡単じゃん

  

と思うかもしれません。

しかし、注文してすぐに納期確認していますか?

  

納期は、早く対処すれば調整が容易です。

(納期が先なら、自社も取引先も製造工程の調整余地があります)

  

一方で納期確認を怠り、納期直前になると、納期調整は非常に難しいです。

(自社も取引先も調整余地がほとんどないため)

   

つい注文品の納期確認は、面倒くさいので疎かにしがちですが、基本動作として必ず納期確認は徹底しましょう。

   

でも件数が多くて全件確認する暇ないんだけど・・・

   

こういう方へのアドバイスは以下の2つです。

   

・納期が炎上するより、最初に納期確認する方がよっぽど楽

・全部確認できない人は、「リスクが高そうなもの」に絞る

   

100%断言出来ますが、納期が炎上すると、納期問題にかかりっきりになります。

それに比べたら、納期確認をするのはリストを作ってメールするだけです。

横着せずにメールを送りましょう。

  

また経験を積むと、「リスクが高そうな案件」が感覚的に分かるようになります。

取引先がアラームを上げていたり、カスタム品など、納期問題になりそうな雰囲気があるものは、どんなに忙しくても確認するようにしましょう。

   

これをやるだけで、納期問題の苦労の8割はつぶせます。

   

とにかく初動が大切だよね

   

納期回答の精度・余裕度をきちんと確認する

納期問題の時、取引先からの納期回答の裏を取っていますか?

同じ納期回答でも、営業担当の考えで納期は大きく変わってきます。

   

・概算納期(工場に確認せずに標準のリードタイムで回答)

・余裕をみた納期回答(日程にバッファを持っている)

・余裕ゼロ(全然バッファが無い)

   

この3つの違いを理解していないと痛い目に合います。

  

すみません納期は1か月遅延して、4月1日納入となります。

  

余裕をみた納期回答なら、ここから納期の詰め代があります。

詳細日程を確認していくことで、きちんと納期を詰めましょう。

  

一方で、余裕ゼロの納期回答の場合、たまーにこんなことが起こります。

  

すみません、先日4月1日納入と連絡しましたが、工程が遅れていて、4月15日になります。

   

こうなると、社内から「資材はちゃんと回答取っていたのか?」と怒鳴られることになります。

  

おい、資材ふざけんなよ。こっちは4月1日納入で調整してるんだよ。何とかしろ!

   

と言われることになります。

(たいてい、現場にはこういう怖いおじさんがいますよね笑))

  

納期が切羽詰まっている時は、「納期回答のバックグラウンド」をきちんと確認するようにしましょう。

   

ちなみに僕は、取引先の回答が余裕ゼロの場合、状況によっては「社内への回答日時を数日遅らせて連絡する」こともあります。

社内にバレると怒られますが、資材側で調整代を持てるので、自己責任で試してみて下さい。

   

社内関係者へ資材の努力をアピールする

3つ目のコツは、「資材の努力を社内関係者へアピールする」ことです。

こう書くと社内政治っぽいですが、実は非常に大切な要素です。

  

資材の仕事は、社内関係者によく見えません。

社内関係者は「資材はちゃんと仕事しているのか?」と常に疑問に思っています。

  

たとえ取引先と一生懸命調整しても、結果だけしか伝えないと、「何で納期遅延するんだ、ふざけるな」と言われます。

  

逆に同じ納期遅延でも、交渉経緯・納期遅延の背景を随時説明しながら進めていると、納期遅延でも「良くやった」と褒められるようになります。

    

納期調整では、随時社内関係者へ交渉状況・経緯を説明するように心がけましょう

  

努力のアピールという点では、取引先を訪問することも非常に有用です。

結果として納期が縮まらなくても、取引先を直接訪問して納期を詰めに行ったという事実が重要です。

(社内関係者は、工場のラインを守るために交渉してくれる強い資材を求めています)

  

社内へのアピール力は、自身の納期調整能力にもつながりますので、面倒がらずに社内関係者へアピールしていきましょう。

  

社内関係者への丁寧な説明はとても大切だよ

    

まとめ:ちょっとしたコツで納期調整は上手くなる!

納期調整のコツを再掲します。

   

・発注後にすぐに納期確認&社内に情報発信する

・納期回答の精度・余裕度をきちんと確認する

・社内関係者へ資材の努力をアピールする

   

納期調整は、基本動作の徹底が命です。

面倒臭がらずに納期回答を入手しましょう。

  

その上で、ちょっとしたコツを覚えれば、納期調整は苦では無くなります。

コツを覚えて頼られる資材部員を目指しましょう!

   

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

    

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