資材/購買部員に必要不可欠な資材感覚(センス)を身に付けよう

資材業務について
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こんにちは、コロスケです。

今日は資材部員に無くてはならない「資材感覚」についてまとめていきます。

 

僕は10年間資材部員として働いてきましたが、「あの人資材感覚があるなぁ」と思う場合もあれば、「資材感覚が無い残念な人・・・」という人もいました。

今まで僕は「資材感覚」という抽象的な言葉を用いて、資材に必要な能力を説明してきました。ただ、その資材感覚とはどういうものなのでしょうか。

僕が言う資材感覚というのは、「資材部員が必ず持っていなければならない基本的な考え方・能力」です。

 

今回は、資材歴10年の経験を持つ僕が、資材・購買部員に必要不可欠な「資材感覚」について詳しくまとめていきます。

資材・購買業務に必要不可欠な考え方・能力が知りたいという方へ有益な情報を提供致します。

 

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資材・購買部員に必要不可欠な資材感覚を身に付けよう

 

資材業務に必要不可欠な「資材感覚」を以下6つに分解しました。

   

・自分の意志を持っていること

・誰の責任であるかを明確にする(曖昧にしない)

・「謝る・叱る」「お願い・指示」を使い分けられる

・納期問題に敏感になれる

・取引先と良好な関係を築ける

・好奇心を持つ

  

上記6つの資材感覚は、資材業務を通じて覚えることもあれば、そもそも社会人として持っているべき基本的な考え方・仕事への姿勢と言えるものもあります。

頼れる資材部員になりたい、早く一人前になりたいと思う方は一つずつ学んでいきましょう。

 

自分の意志を持っていること

僕は資材部員として、一番大事な資材感覚は「自分の意志を持つ」ことだと思っています。

これは、資材部員というより一社会人として大事な姿勢です。

 

どうして自分の意志を持っていることが大事なの?

 

資材業務は、基本的には自分の担当分野が割り振られ、その分野については上司・先輩のアドバイスをもらいながら自分一人で業務を進めていきます。

そして業務の中で直面する課題は、自分でどう処理するかを判断しなくてはなりません。日々直面する業務の課題に対して、「自分はこの問題をどう処理したいのか?」という意志が無いと仕事になりません。

中には、受身な人を見受けますが、その人はいつまで経っても成長出来ませんし、周りからのプレッシャーに右往左往するばかりです。

まずは自分の意志を持ち業務に取り組む姿勢が大前提となります。

 

自分の意志を持つって具体的にどんなことなのかな?

  

基本的には目の前の業務に対して、以下のリアクションが出来る人は、自分の意志を持っていると言えます。

 

・この業務は自分がやるべき仕事か?

・複数の解決方法から適切なものを自分で選ぶ

 

たまに「取引先・社内関係者」から依頼された業務を何も考えずに受け入れる人がいますが、僕が見る限り、これは資材の仕事ではないのでは?ということも沢山あります。

こういう人は周りから重宝されますが、決して信頼や尊敬を集めることは出来ません。依頼された業務は自分の仕事かどうかを自分の意志で判断しようとすることがとても大切です。

 

また仕事の処理方法は一つではありません。特に資材の仕事は複数の解決方法があることが多いです。価格交渉であっても電話・メール・打合せ・訪問など複数の選択肢があります。

どうやって限られた時間を有効に使うか、どうすれば最大の効果が得られるかを自分で考えることが大事です。場合によっては「何もしない」ということも選択肢に入ってくることもあります。

 

誰の責任であるかを明確にする(曖昧にしない)

僕はこれを2番目に大事な資質であると考えています。

納期・品質問題では、誰に責任があるかを明確にする必要があります。これは誰かを悪者にするためでは無く、「誰が責任をもってこの問題の解決に当たるべきか」を明確にするためです。

責任の所在を曖昧にすると、業務に緊張感が生まれませんし、目の前の問題に誰も積極的に取り組もうとしません。

問題が起きた時は、「僕たちに責任があるのか、取引先に責任があるのか」を最初に明確化しましょう。

 

でも自分もミスすることもあるし、責任は明確にしたくないな・・・

 

この考えは自分を守る意味で正しいように思えますが、結果としては問題の解決を遅らせることにつながります。(責任がはっきりしないと問題の押し付け合いになります)

更に、責任の所在を明確化しないと、再び同じような問題が起きます。責任の所在を曖昧にして業務に取り組む姿勢は周りから決して評価されることはありません。

もし自分の責任で問題が発生したのであれば、自分が主体的に問題にとりくめばOKです。そうすれば周りも決してあなたを見放したりしません。(相談にも乗ってくれるはずです)

 

責任を明確にするってことは、決してマイナスの意味じゃないんだね

 

謝る・叱る/お願い・指示を使い分けられる

責任を明確化することに関連して、「謝る・叱る」「お願い・指示」を使い分ける必要があります。

取引先への依頼を常に同じようにする人が居ますが、それは間違っています。

同じ資料の提出依頼でも、短期間で依頼する場合は、お願いベースでの依頼となりますが、期限を過ぎても何も返事ももらえない場合は、きちんと期限通りに回答してもらうよう指示する必要があります。

 

「謝る・叱る」も同じです。

取引先のミスにも関わらず、「スイマセン・スイマセン」と謝っていると、いずれ取引先に舐められます。その結果、問題解決が遅くなりますし、同じミスが再び発生します。

逆も同じです。こちら側のミスにも関わらず相手を叱る・怒る資材部員がいますが、取引先からの信頼を失います。自分のミスを取引先に押し付けただけで根本的な解決になっていません。

 

責任を明確化して、自分が悪ければ謝る・お願いする。相手が悪ければ、叱る・指示することが必要です。

取引先には丁寧に対応する必要があるから、指示したり、叱ったりするのはマズイのでは?

 

もちろん普段のやりとりで、偉そうに指示したり、叱ったりしてはいけません。(そういう人は、資材部員が偉いと勘違いしています)

但し、納期問題などが発生した時に、相手のミスで納期が遅れている場合は、それは相手の責任できちんと対応してもらう必要があります。

そのような場合、きちんとリカバリーを「指示」することは当然の対応ですし、相手が誠実な対応を取らないのであれば、取引先を「叱る(指導する)」ことも必要です。

 

納期問題に敏感になれる

これは、資材部員にとって決定的なセンスです。

資材部門は、調達品の品質・価格・納期の3つの要素の最適化を図るのが仕事ですが、一番重要なのが「納期」です。

 

資材といえば価格じゃないのかな?

 

もちろん価格も重要ですが、製造業で一番大事なことは「モノ作り」をすることです。

納期は、モノ作りに直結することですので一番重要な要素です。良く「資材が部材の確保に走る」ことがありますが、それは部材が無いと社内で生産が出来なくなるからです。

 

納期が一番重要というのがはっきりわかる場面があります。

それは、「納期問題が起きている時の価格交渉」です。はっきり言って、納期問題が起きている時には価格交渉は出来ません。資材部員は納期と価格の二者択一なら「納期」を選びます。

  

どうすれば納期問題に敏感になれるのかなぁ?

 

資材部員として、深刻な納期問題に直面すれば、嫌でも敏感になります。

ひとたび納期問題が起きると、「社内からの部材確保のプレッシャー」は物凄いです。このプレッシャーを一度でも味わうと、二度と同じような問題は繰り返したくないと思うはずです。

その経験が納期問題に対しての感度を上げていきます。納期問題は初期の状態であれば比較的簡単に処理が出来ますし、もめることも少ないです。

 

納期問題に敏感になることは資材部員としてとても大事だね

 

取引先と良好な関係を築ける

基本的に取引先との付き合いは、一回限りではありません。

製造業の資材部門であれば、同じ製品を長期間調達することはよくあることです。取引先との良好な関係を維持することで、納期対応・各種問い合わせのやりとりが円滑に進みます。

 

取引先におべっか使ったりするべきなの??

 

取引先の機嫌を取ろうとへりくだる必要はありません。ビジネス上のパートナーですので、対等にやり取りすればOKです。

気を付けるべきことは、自分が依頼するときに「相手の依頼にきちんと対応しているか」を自問することです。

たまに相手からの依頼をスルーして、自分の依頼ばかりフォローする人がいますが、それでは相手からの信頼を得られません。長期的に良好な関係を維持するためには、相手の依頼・要望に紳士に対応することが必要です。

  

好奇心を持つこと

好奇心を持つことは社会人としてとても大切です。好奇心を持つ資材部員はこんなメリットがあります。

 

・調達品に詳しくなり価格の妥当性を理解できる。

・調達品の製造過程に詳しくなり、納期交渉がスムーズに運ぶ

・調達品の知識を持つことで、取引先・社内関係者からの信頼を得られる

・調達品の業界に詳しくなれる

 

はっきり申し上げて、自分が調達している製品への興味が無いと資材部員として成功することは難しいです。製品に詳しいと取引先から一目置かれますし、社内関係者もあなたを頼ってくるようになります。

上司から「調達品の価格の妥当性を調べろ」と言われて義務的にイヤイヤ調べるのと、好奇心から能動的に調べるのでは結果が変わってきます。

好奇心を持っているバイヤーはアウトプットがとても高いです。

あまり、調達品に興味が持てない人は工場見学に行ってみましょう。色々な気づきがあるはずです。そしてその経験が業務に行かせた時、きっと資材業務の面白さ・醍醐味に気が付くはずです。

  

自分が調達している製品がどうやって出来るのかは気になるよね

 

最後にー資材感覚は入社してから身に付ければOKですー

これら資材の適性は、入社してから身に付けるものですので、「そんな素質が無いよ・・・」と思っている方も心配する必要はありません。

資材部門の良いところは、経理部門のように資格など必須の知識が無いところです。入ってから色々経験していけば大丈夫です。

特に製品の知識はみんな最初はゼロからスタートです。仕事をしていく中で工場見学をしたり、取引先の方から色々教えてもらって身に着けていくものです。

そういった意味で資材部門は未経験の方でも安心して働ける職種だと思います。

未経験からの資材部門への転職については以下の記事にまとめていますので、気になる方はご覧ください。

 

 

巷には、「資材って激務・・・」「資材って大変・・・」という言葉を聞きますが、実際はそんなことはありません。

これらの資材が辛い・大変と思っている方の大半は、資材感覚が身についていないために、受け身で業務に臨んでいることが原因です。

資材感覚を身に付ければ資材の仕事は簡単ですし、色々なことが学べる楽しい職種です。資材部員の方は、余計な資格や英語の勉強よりまず最初に「資材感覚」を身に付けましょう。

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