こんにちは、コロスケです。
今日は、発注伺書・購入伺書の書き方について解説していきます。
発注伺いは資材部門であれば、みんな書いたことがあると思います。
でも最初の頃は、書き方が分からなくてパソコンと睨めっこした人も多いと思います。
偉い人は、担当者の普段の仕事振りを見る機会はありません。
そういう偉い上司にとって、発注伺い書は、僕たち担当者の仕事ぶりを見る数少ないタイミングです。
発注伺書のポイントがずれていたりすると、「こいつは仕事が出来ない」と上司から認定されてしまう可能性もあります。
僕は担当者として10年以上発注伺書を書いてきました。
また最近は決裁者の立場としても伺書を見ています。
そういった経験を踏まえて今回は、資材歴の浅い方向けに発注伺書の書き方を解説していきます。
・発注伺書ってどうやって書くの？
・上司の決裁が貰えないよ・・・
これら発注伺いの悩みを解決していきます。
【発注伺いとは？】上司の決裁が貰える発注・購入伺書の書き方を解説
発注伺書の書き方のポイントは以下の通りです。
・発注伺書とは、社外に注文書を出すための社内手続き
・発注伺書には、影響額・価格妥当性・発注方針との整合性の記載が必要
・値上げなど、決裁が貰いづらいケースでは、事前に上司を巻き込む
・決裁が通らず困ったら、取引先に相談するのがおすすめ
発注伺書は、決裁者である上司が知りたいポイントを押さえれば、そんなに難しくはありません。
抑えるべきポイントと、決裁が通りやすくなる方法を解説していきます。
また発注伺いの様式や考え方は、会社や上司によって変わってきます。
ここでは、一般的な考え方をご紹介していきます。
発注伺い・購入伺いとは？
発注伺い・購入伺いとは、資材部門が社外に注文書を出すための所内手続きのことです。
Aという部品を100円で買っても良いですか？と上司に決裁を仰ぎます。
上司がNo！と言えば注文書は発行できない仕組みになっています。
中には、発注伺いで上司の決裁が通らずに悩む人もいます。
会社の制度としては、発注の権限は部長・課長などの上長が保有していることが一般的です。
担当者は交渉を行いますが、発注する権限が無いので、一人では注文書を出すことが出来ません。
会社のルールにもよりますが、上司の決裁を得ずに担当者がメールで手配してしまうのはルール違反です。
でも、何で実務をやっている担当者が発注出来ないの？
これは、複数人が事前にチェックすることで一部の人が暴走しないようにするための仕組みです。
資材部門では、注文書を発行する部門であり、取引先との癒着や不正が起こるリスクがあります。
また100円のモノを間違えて1億円で注文したらまずいですよね。
そういう不正や間違いが起こらないような仕組みが構築されています。
発注伺書に記載すべき内容
発注伺書で意識すべきは、読み手の上司が何を求めているか？です。
上司が求めていることが書かれてないor不十分な場合に決裁が差し戻されます。
上司が求めるポイントをもれずに記載するように心がけましょう。
影響額を書く
発注規模・値上げ/値下げ額、今後の手配見込みなど、この値決めが、今後会社にどのような影響を与えるのかを明示しましょう。
上記影響額が無いと、上司はどのくらい経営に影響があるのかを判断できません。
確かに100円の発注か、1億円の発注かで重要度も変わるよね
価格の妥当性、交渉経緯を書く
発注伺書では、伺い出た金額が妥当であることを説明しましょう。
・今までの実績価格との比較
・類似品との価格比較
・コスト積み上げ
・競合メーカーとの価格比較
上記比較などを用いて、今回の価格が妥当であることを上司に説明しましょう。
大事なのは、自分自身が、この発注価格が妥当であると納得することです。
納得していれば、上司から質問を受けても慌てることはありません。
もし自分で価格の妥当性が分からない場合は、価格分析が足りません。
取引先ともう一度話をして、先方が提示した価格の根拠を確認しましょう。
それでも価格の妥当性が分からない場合は、取引先を抱き込むのがおすすめです。
上記方法は、僕が入社した頃や新しい品種担当を持った時に良く使っていたフレーズです。
取引先の方を味方に巻き込むことが出来る魔法のフレーズなので、是非使ってみて下さい。
方針との整合性
伺書の内容が、社内での発注・購買方針に合っているのかも大事です。
A社を積極的に活用しようという方針なのに、B社へ注文する伺書がきたら、上司は決裁を差し戻すと思います。
もし事情があり、方針とは違うB社を選ぶのなら、その理由をきちんと伺書に書きましょう。
値上げなど、決裁が貰いづらい伺書を書く場合
自分なりの理解で伺書を書いても、上司からは「ほんとにちゃんと交渉したのか？」など、いちゃもんを付けられるケースもあります。
このようにスムーズの決裁が貰いづらい場合は、事前に上司を巻き込むことが大事です。
具体的には、いきなり伺書を回すのではなく、交渉の場に上司にも同席してもらいましょう。
上司が同席すれば、打合せ時に上司目線の気になる点を自ら確認してくれます。
また同席してもらうと、上司も当事者になるので、正論や理不尽なコメントで差し戻されることが無くなります。
一人で抱え込まずに上司を上手く活用しよう！
発注規模に応じて力加減を変える
でも、そんな詳細に伺書を書くのは忙しいし、大変だよ・・・
と思うかもしれません。
ただ全ての伺書で、上記内容を全て網羅する必要はありません。
金額は少ないものはそこまで書かなくても、上司は目くじらを立てません。
何故なら、それは経営に与えるインパクトが小さいからです。
僕の場合は、「値上げや・発注規模が大きい」場合に気合を入れて書くようにしています。
それ以外のケースでは、「前回と同じ」みたいな形でも文句は言われません。
尚、「発注規模が多い」の目安は、全体の発注規模によって変わってきます。
まとめ
本記事のまとめです。
・発注伺いとは、社外に注文を出すための社内手続き
・発注伺書には、影響額・妥当性・方針との整合性の記入が必要
・値上げなど決裁が貰いづらい場合は、事前に上司を巻き込む
発注伺書を書くのが苦手、という方のほとんどは、価格の妥当性を説明できないからだと思います。
どんなに値段が上がってもそれが妥当な価格であれば、伺書は簡単に書けます。
まずは取引先に「この価格の妥当性を教えて」と質問してみましょう。
あとは、上司の好みを踏まえて書き方のスタイルを確立するのがおすすめです。
発注伺書は怖くないです。
むしろ自分の力を上司へアピールする絶好の機会です。一緒に頑張りましょう！
このブログ（ Corosuke blog）では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。
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