会議の正しい進め方を解説【目的の明確化と会議の効率化が重要】

会議生産性向上
スポンサーリンク

 

会議を制するものが、サラリーマン生活を制する!!

 

こんにちは、コロスケです。

今日は会議の正しい進め方を解説していきます。

 

最近、会議ばっかりで疲弊してきたよ・・・

 

サラリーマンが長時間労働になる一番の原因が、長い会議です。はっきり言って、会議が無ければ僕たちサラリーマンの労働時間は劇的に減ります。

しかし、残念ながら会議を避けて通ることはサラリーマンである以上難しいです。なので、会議とうまく付き合っていく事がとても大切になってきます。

僕も毎日会社で会議していますが、「あれ?この人会議の正しい進め方を知らないのかな?」という人が非常に多いです。

自分一人でゆっくり仕事をする分には、僕たちに影響が無いので勝手にしてくれれば良いですが、会議は全く別です。

会議の正しい進め方を知らない人が会議を主催すると、周りの人の時間を奪います。組織全体の生産性を著しく落とす天敵です。

 

今日は会議の正しい進め方をまとめていきます。会議の正しい進め方を知れば、毎日定時で帰れるようになります。

まさに会議を制するものがサラリーマン生活を制します。

会議が苦手・・・、会議が長引いて早く帰れない・・・、といったサラリーマンにありがちな問題を解決していきます。

 

スポンサーリンク

会議の正しい進め方を解説【目的の明確化と会議の効率化が重要】

 

そもそも会議とは何でしょうか。

僕が定義する会議とは以下の通りです。

 

利害関係者が集まり、一定の結論を出すこと

 

会議の目的は「一定の結論を出すこと」です。

あなたが昨日出席した会議で、きちんと結論は出ましたか?

もし、あなたが出席した会議で結論が出ていないのであれば、それは会議とは呼べません。だたのおしゃべりです。

でも実際は、結論が出ない会議は頻繁に見かけます。実は僕たちが参加している会議の大半がただのおしゃべりの時間だったのです・・・。

おしゃべりでは無い、正しい会議を行うためにはどうしたら良いのでしょうか。

 

会議地獄から抜け出したい・・・

 

ダメな会議の典型例(結論が出ない・会議時間が長い)

ダメな会議・意味の無い会議の典型例は以下の通りです。

 

・結論が出ない会議(ただのおしゃべりの場)

・会議時間に見合ったアウトプットが無い会議(時間がかかりすぎ)

・主催者・取りまとめ者の準備が不足している

・話を蒸し返す人など合意形成の努力をしない人

 

皆さん納得だと思います。

長い時間かけて延々と議論して、結局何も決まっていないときの徒労感は半端ないですよね。時間という貴重な資源の無駄遣いです。

また同じ結論でも、結論が出るまでに時間がかかりすぎることがありますが、これも失敗した会議の一例です。会議の時間に見合った成果が求められます。

つまり、会議で大事なのは「短時間で結論を出す」ことです。

 

どうして僕たちは短時間で結論を出すことが出来ないのかな?

 

僕たちが、なかなか短時間で結論が出せない理由は二つあります。

一つがみんなの事前準備が足りないからです。会議に来てから「えーっと、何の話だっけ?」という人を見かけませんか?

こんな意識が低い人がいて、短時間で結論が出る訳がありません。

 

もう一つの理由が、出席者に「結論を短時間で出す」ことの意識が低いことです。

「頑張って30分以内に結論を出そう」

と思って参加している人はほとんどいません。なので、ダラダラ話が続いたり、結論が出ないまま会議が終わるのです。

 

短時間で結論が出せない会議、それがダメな会議です。

 

ダメな会議がどういうものかは分かったけど、どうすれば良い会議になるのかな?

 

正しい会議の進め方(短い時間で結論を出す方法)

短い時間で結論を出す方法は「事前準備」と「会議中の時間管理」が全てです。

会議の正しい進め方に必要な具体的なことは以下の通りです。

 

・会議の目的と想定結論を決めておく

・会議の参加者を決める

・会議の道筋を決めておく

・会議中の時間管理を徹底する

 

まず会議の主催者は、最初に会議の目的と想定結論を決めましょう。

自分は何のためにこの会議を開き、どのような結論を得たいのかが決まらないと、会議を開く意味がありません。

 

次に、会議の参加者を決めましょう。

実は結構大事なポイントです。参加者が不足すると会議の結論を出せない場合があるので、結論を出すのに必要なメンバーは必ず出席してもらうように事前調整しておきましょう。

そして、無駄に参加者を増やしすぎないことも大事です。

関係ない人の時間を奪うことにつながりますし、関係ない人たちの意見で会議がまとまらないリスクが発生します。

会議の参加者は少なくても多すぎてもいけません。必要なメンバーを厳選しましょう。

 

参加者が決まったら、当日の会議の道筋を事前に決めておきましょう。

会議の道筋を決めないと、出席者がおのおの好き勝手な発言をしたり、誰も発言しない沈黙の時間が発生するなど、収拾が付かなくなります。

事前に会議の道筋をつけることで、短時間で結論へ至ることが出来ます。

 

そして会議当日は、時間管理を徹底しましょう。

決められた時間内に結論が出るように出席者みんなが時間を意識する必要があります。時間内に結論を出すための有効な手段は以下の通りです。

 

・タイムキーパーの設定

・会議室の予約時間を決める

  

タイムキーパーは研修などのグループワークでは意識されることもありますが、普段の会議ではタイムキーパーを設定することは少ないです。

時間を見る人がいないと、会議がずるずる伸びてしまいますので、必ず時間を意識する人を設定しましょう。

 

そして僕のオススメが物理的に会議時間を制限してしまうことです。1時間の会議であれば1時間だけ会議室を予約します。

そうすると、1時間過ぎると後の人が使うので強制的に会議が終了します。

会議の始めに「今日は1時間しか会議室が取れていないので、それまでに終わらせます」と宣言すれば、周りの人の意識も向上します。

 

終了時間を最初に決めると時間の意識も向上するのでオススメ

  

会議の出席者側として注意すべき点

今までは会議の主催者が注意すべきことが多かったのですが、出席者にも注意すべき点がいくつかあります。

 

・本当に出席する必要があるか吟味する

・出席する価値が無い会議は勇気をもって欠席する

・出席する場合は、事前に自分の意見を用意する

 

「あっ、会議に呼ばれた」と何も考えずに出席してしまう人は、会議の正しい進め方を知らない人に自分の時間を奪われるリスクがあります。

会議の出席する必要があるかを見極めるポイントは以下の通りです。

 

・その会議で発言したい・すべきことはあるか?

・事前・事後のメール回答で済ませられるか?

 

これに尽きます。たまに会議に出ても何の発言しない人がいますが、はっきり言って居る意味がありません。発言しないなら、会議は欠席し他の仕事をしましょう。

 

そしてもう一つ大事なポイントは、「一部のパートのみ」で出席が求められるケースです。

これも出席する必要はありません。事前に会議に必要な知見・意見を主催者へ連絡しておけばOKです。どうしても出席を求められるケースでも一部のみ出席し、残りは退出できるよう事前に話を通しておきましょう。

 

全ての会議に出席する必要は無いから、必要性を良く見極めたいね

 

出席の必要性を吟味した後、出席すべきと判断した場合は、事前に自分の意見を用意しておきましょう。

会議に出席してから資料を読み込む人がいますが、遅いです。自分の意見が求められる場面でタイムリーに適切な意見表明や発言が出来るようにしましょう。

 

まとめ 会議は参加者全員のチームワークが大切

会議は参加者全員で統一した結論を形成していきます。

そのため、参加者全員のチームワークが求められます。 誰か一人でも足を引っ張ると、参加者全員の時間を奪ってしまいます。

主催者だけでなく、呼ばれて会議に参加する場合も高い目的意識が必要です。

サラリーマンである僕たちが短い時間で効率的に仕事をするためには、会議時間の生産性UPが非常に重要です。

逆に言うと、正しい会議の進め方を理解するだけで、優秀な社員として認定されます。生産性の高い社員を目指す人は、まずは正しい会議の進め方を身に付けましょう。

この記事を読んで、ダラダラ続く不毛な会議が少しでも減ると良いなと思っています。

最後まで読んでくれてありがとうございました。

コメント

タイトルとURLをコピーしました