この記事では、調達業務の効率化について解説しています。
資材業務で疲弊している人って多いですよね。
定時内は、会議に忙殺されて、定時後から発注処理をする人も多いのではないでしょうか？
今回は資材歴10年の著者が、「調達業務の効率化」について解説します。
業務効率化には、組織として改善すべきこともありますが、今回は「担当者個人」で取り組める対策をまとめます。
・もっと資材業務を効率化したい
・もう少し早く帰りたい
こんな資材部員の悩みを解決します。
【対策】資材調達業務の効率化のため、購買部員に出来ることは何か？
調達業務の効率化のため、資材部員が出来る対策は何でしょうか？
・他人の仕事は後回しにする
・余計な仕事を止める
・問題の火を早く消す（特に納期）
・2割の力で8割の成果を目指す（完璧を目指さない）
・分からなければ質問する
資材部門の忙しさは、組織の環境によるところが大きいです。
でも個人でもやれることは多いです。
個人が出来る対策で、業務はびっくりするくらい効率化できます。
詳しく解説します。
他人の仕事は後回しにする
資材部門は、社内と取引先の間に立って仕事をします。
そのため、色々な人からの頼まれ仕事が多いです。
これ、取引先に聞いてくれない？
でも頼まれ仕事には、本来資材がやるべきではない業務も混じっています。
・設計的な話など、設計部門が聞くべき内容
・品質の話など、品質部門が聞くべき内容
もちろん頼まれ仕事をやっても良いのですが、優先順位が大切です。
資材部門でやるべきことは、「納期・価格」に関連する業務です。
忙しくしている資材部員の多くは、他人の仕事に忙殺されて、本来やるべき自分の仕事が疎かになっています。
特に人当りが良い資材部員の方は、なかなか断れない傾向にあります。
業務効率化を進めるためには、「自分の仕事＞＞＞他人の仕事」という優先順位の明確化と実行が必要です。
自分の業務を棚卸して、自分の仕事から取り掛かりましょう。
なかなか仕事を断れない人は、以下の記事を参考にしてみて下さい。
余計な仕事を止める
「これ、意味あるのかな？」と思いながら仕事したことはありませんか？
実は資材業務には、結構ムダな仕事が多いです。
・偉い人への報告
・目的が分からない資料作成
・資材には関係が無い（薄い）会議
こういうムダだと思った業務はどんどん、捨てていきましょう。
物凄い自分の仕事量が減ります。
言っていることは分かるけど、止めるなんて出来ないよ・・・
僕も昔は、仕事を無くすなんて出来ないと思っていました。
でも意外と提案してみると通ることもあります。
僕の場合は、何のためにやっているのか不明だった資料作成を「働き方改革」を理由に削除提案し、採用されました。
また取引先や社内関係者との会議は、自分の裁量で欠席に出来ることが多いです。
資材に関係がない打合せは、思い切って欠席にしてみましょう。
欠席しても何の支障もなく会議は進んでいきます。
ムダな仕事の見極めはどうやってやれば良いのかな？
分かりやすいのが、「テレワークでやらなくなった業務がムダ」です。
テレワークは「本当に必要な業務だけ」に厳選されます。
意味の無い打合せや、頼まれ仕事などが圧倒的に減ります。
僕自身、テレワークを始めてムダな仕事が減りました。
問題の火を早く消す（特に納期）
納期問題で疲弊している人はいませんか？
納期問題は、社内の製造が止まる可能性があるので、資材へのプレッシャーは強いです。
深刻な納期問題になると、一日中、納期問題にかかりきりになります。
こうなると、業務の効率化なんて夢のまた夢です。
でも実は、納期問題はボヤの内に対処すれば、業務量が大幅に減ります。
納期問題で疲弊している人の多くが、納期問題のボヤを放置しています。
僕も若い頃、「あっ、あの時対処しておけば・・・」と思ったことが何度もあります。
最初の頃に、きちんと対処しておけば、納期調整しやすいです。（納期まで先なので、取引先にも調整しろがある）
早めに対処すれば簡単に処理できますが、後回しにすると物凄い大変になるのが、納期問題です。
納期問題に適切に対処することで、業務効率化が出来ます。
2割の力で8割の成果を目指す（完璧を目指さない）
これは僕の持論ですが、「資材の仕事は8割の成果でOK」です。
資材の仕事は、経理と違って100点が求められない仕事です。
むしろ100点よりもスピードの方が優先されます。
例えば、以下の２つのケース。資材部門ではどちらが正解でしょうか？
①期限が少し過ぎたけど、成果は100点満点
②期限より前に60点の成果で提出
資材部門では、圧倒的に②の資材部員が評価が高いです。
もちろん80点を目指してほしいですが、それでも期限を過ぎるより100倍マシです。
・納期・確認作業など、スピードが付加価値になる業務が多いから
・足りないところは、上司・関係者が再確認してくれるから
資料作成でのパワーポイントの体裁なんて、正直どうでも良いです。
まずは8割の成果で提出してみましょう。
分からなければ質問する
資材の業務は、誰もやったことが無い未知の仕事は基本的にはありません。
自分が分からなくても、上司・先輩が経験済みです。
たまに仕事の処理の方法が分からず、ため込んでしまう人がいます。
でもいくら悩んでも問題は解決しません。
むしろ放置することで、問題がどんどん大きくなっていきます。
10分悩んで分からなければ、上司・先輩に相談してみましょう。
分からなかったことの回答が一瞬で貰えます。
でも自分の力で考えることも大切では？
確かに自分で考えることは、資材部員としてレベルアップするために必要です。
自分で考えずに質問すると、自分の問題解決能力が育たないです。
なので、少なくとも10分間、自分で考えてみましょう。
「僕は〇〇と考えたのですが、どうでしょうか？」
と聞ければ100点です。
人にばんばん聞いて、業務を効率化していきましょう。
まとめ：資材調達の仕事は絶対に効率化出来る！
資材業務の効率化の方法のまとめです。
・他人の仕事は後回しにする
・余計な仕事を止める
・問題の火を早く消す（特に納期）
・2割の力で8割の成果を目指す（完璧を目指さない）
・分からなければ質問する
資材の仕事は、実は自分自身で効率化できる余地が大きい職種です。
組織に文句を言うより、まずは自分で出来る所から効率化してみては如何でしょうか？
効率化すると、仕事に余裕が生まれます。
余裕が生まれると、ミスも減るので更に業務がスムーズに進みます。
効率化で手に入れた時間で、より付加価値の高い仕事に取り組んでいきましょう！
このブログ（ Corosuke blog）では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。
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