資材調達・購買の業務引継ぎで困る事【地雷が埋まっている!】

資材調達・購買の業務引継ぎで困る事【地雷が埋まっている!】資材業務について
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こんにちは、コロスケです。

今日は、資材業務の引継ぎで良く起きることをまとめます。

   

資材業務は、定期的に担当者変更をすることが多いです。

その理由は、以下の2つと言われています。

   

・担当者に色々な経験をさせたい

・不正を防止するため

   

資材部員は、ゼネラリストとして色々な仕事が出来るようになるのが望ましいとされています。

(それが正しいかは別として)

  

そのため、会社にもよりますが、数年に一度担当者変更が行われることが多いです。

(10年くらい経つと、一通りの担当業務を経験出来る仕組み)

   

また資材部門は取引先と癒着して不正が発生する可能性がある部門です。

余りに長い期間、1人の担当が同じ業務を行っていると、不正が起きやすくなります。

   

このように担当業務を定期的に入れ替えるのは、それなりの理由があります。

僕自身、マンネリ化防止のために担当業務は4年くらいで入れ替えるべきと思っています。

   

しかし、担当業務の入れ替えは良いことばかりではありません。

今回は資材歴10年の現役資材部員の著者が、担当業務の入れ替えのマイナス面を解説していきます。

   

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資材調達・購買の業務引継ぎで困る事【地雷が埋まっている!】

爆弾、地雷

 

担当の入れ替えの一番のデメリットが「前担当者の地雷が埋まっていること」です!

   

     

これは資材部員のあるあるでは無いでしょうか?

詳しく解説します。

   

生産中止品が見つかる

・忙しかった

・忘れていた

・自分では処理できなかった

   

などの理由で、生産中止予定品をラストバイしていないケースがあります。

生産中止=モノが買えないことなので、資材部員にとっては一大事です。

   

ちゃんとラストバイしておいてよ・・・

    

生産中止品が見つかると、設計部門から「何で通知しないんだ!?」と鬼のように怒られ、代替品を探す羽目になります。

でも新しい担当に責任は無いので、本来なら前任が処理すべきことです。

  

しかし、往々にして引継ぎ後はどんな地雷でも今の担当が処理することになります。

こういう前任の不作為の処理をしなければならないのは、納得できないですよね。

   

半年以上も経過したトラブルがまだ終わっていない

前任が意図的に保留していたトラブルが、何故か申し送りされていないことがあります。

   

何でこの問題を引き継いでいないの・・・

   

何らかの理由で処理に時間がかかる案件も沢山あります。

なので、引継ぎまでにトラブルが終わっていないこと自体は問題ありません。

  

しかし、こういう不良債権はちゃんと引き継いでおくべきです。

前任に後ろめたいことがあるのか、不良債権が引き継がれず、ある時爆発することがあります。

  

引き継いだ後すぐに値上げ要請・納期問題が起きる

これは、前任が悪い訳ではありません。

しかし、何のバックグラウンドも無い状態で、いきなり値上げ・納期問題が起きるとしんどいですよね。

   

納期問題の場合・・・

・納期問題の責任はどっちにあるのか?

・調達品の製造工程をよく知らない

・取引先との関係がまだ築けていない

   

値上げ要請の場合

・取引先の値上げの意図(本気?打診レベル?)が見抜けない

・値上げの妥当性が分からない

   

僕だけかもしれないですが、個人的な感覚として「何故か引き継いだ後にトラブルが起こる」気がします。

  

もう少し慣れてからにしてほしい・・・

   

と思うのは、僕だけでは無い気がします。

(ただこういうトラブルで担当者としてレベルアップ出来るので、悪いことばかりでは無いですが)

  

まとめ:前任の不作為の尻拭いは嫌だ!

資材業務の引継ぎでは、前任が嫌な仕事・トラブルから逃げ切れる仕組みになっています。

   

担当変更では、どこかのタイミングで区切らないといつまでも引継ぎが出来ません。

しかし、前任の不作為が原因のトラブルに限り「前任に責任を負わせる仕組み」があっても良い気がしています。

(ちょっとやりすぎでしょうか?)

  

こういう前任の不作為をとがめる上手い仕組みがあると良いのですが・・・

   

今回は結論が無いですが、皆さんの会社で「業務引継ぎのマイナス面を補える仕組み」があれば是非教えて頂けると嬉しいです。

   

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

  

良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。

  

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