【就活生向け】資材部/購買部の仕事内容について詳しく解説

資材業務について
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こんにちは、コロスケです。

今回は10年間資材部門に在籍している僕が、資材部/購買部の具体的な仕事・業務内容についてまとめていきたいと思います。

営業については何となく仕事内容がイメージできるのですが、資材/購買になるといまいちピンとこない方も多いかと思います。

就活生や転職希望向けに、資材/購買ってどんな仕事・業務をしているの?という疑問を解決していきたいと思います。

 

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資材部/購買部の仕事内容(日常業務)

主な日常業務

・発注(見積依頼・価格交渉・発注伺い)

・納期管理(納期確認・納期調整)

・問い合わせ対応(社内関係者・仕入先)

・実績・計画管理

 ※会社によって業務範囲が異なるため、一般的な例となります。

会社によっても業務内容は異なりますが、普段資材部員は上記4つの作業を行っております。要は、発注したモノの納期を確認して、各種問い合わせに対応です。

具体的に4つの業務内容についてご説明していきます。

発注(見積依頼・価格交渉・発注伺い)

発注業務は資材の中核業務であり、資材部門のみが有する機能です。(会社によって、「間接材料:製品に使用されないモノ」などは、資材部門以外が発注するケースもあります)

一般的なモノ作りの流れを著者がフロー化

まず最初に、社内の製造・設計部門から「この材料をいくつ買ってほしい」との依頼が来ます。これがスタートです。(場合によっては資材部門が在庫状況を見て自分で決めるケースもあります)

見積依頼とは、手配したいモノが「いくらか、納期はどのくらいかかるのか」を確認するために行う手続きで、書面もしくはメールにて行われます。見積依頼の回答(見積書)があれば、その取引先へ注文が可能ということが分かります。

価格交渉とは、取引先から提示された価格に対して交渉を行うことです。文章で書くと固いイメージがありますが、要は家電量販店で「もう少し安くして!」ということと同じです。ただ相手も高く売ることが仕事なので、なかなか安くはしてくれません。ここが難しいところです。

価格に折り合いがついたところで、発注伺いを行います。通常資材の担当者には発注する権限がありません。発注の権限は上長にあります。資材の担当者は自分の上長(部長、課長など)に「この金額で発注したいです!」と伺い出ます。その金額でOKであれば決裁が下り、正式注文(注文書の発行)が可能になります。

定期的に購入しているモノについては、最初に上記手続きを行い、それ以降は手続きを省略することが多いです。

見積依頼と発注は何となく知っていたけど、発注の前に「発注伺い」があるんだね。

 

納期管理(納期確認・納期調整)

先ほど発行した注文書には「納入日」が指定されております。ネット通販における宅配便の納入日指定と同じです。これによって、必要なタイミングでモノが入ってきます。

但し、希望してもその日に納入されるとは限りません。ネット注文も必ずしも希望した日に届く訳では無いのと同様です。そのため希望日にモノが納入されるかを取引先へ確認します。これを納期確認を言います。

納期確認の結果、希望の日の納入が出来ない場合、納期調整を行います。納期調整の方法は二通りあります。まず一つ目が取引先へ納入日の前倒しを依頼することです。もう一つが自分の社内の製造日程を調整することです。

取引先の納入日の前倒しと、社内製造日程の調整の両方を行っているんだね。

  

問い合わせ対応(社内関係者・仕入先)

資材部門は、社内関係者や仕入れ先から各種多様な問い合わせを受けます。これらの問い合わせに対応するのも資材部門の仕事の一つです。

具体的にはどんな問い合わせが多いの?

社内関係者からの質問で多いのが、「取引先に関する問い合わせ」です。

生産管理部門からは、「この部品が納期過ぎているけど入ってこないので確認してほしい」、設計部門からは「基板を買いたいけどオススメのメーカーを教えてほしい」、品質管理部門からは「コネクタの品質に関する書類を取り寄せてほしい」など、多種多様です。

一方、取引先からの質問で多いのが、「今後の需要見込み」です。

「来月の注文見込みを教えて下さい」「いつもより注文が少ないですが何がありましたか」など、こちらも多種多様です。

資材部門は、取引先の一次窓口ですので、このような問い合わせを受けることが多いです。

 

実績・計画管理

資材部門は、今までの購入実績管理や今後の購入計画を立てています。会社の考え方によって異なりますが、大きい会社の方が、これらの業務の比率が多くなるかと思います。

何で購入したモノの実績やこれからの購入計画を立てるの?

PDCAサイクル*を回すためです。今までの購入した実績を見て、改善すべき点や今後の原価低減活動の方針を立案します。今後の購入計画を予測することで今後の社外支出を予測するなど、購入計画は会社の経営指標にも用いられます。
※ 【Plan-Do-Check-Act cycle】とは、業務プロセスなどを管理・改善する手法

 

まとめ

資材部門は日業業務として、発注・納期管理・問い合わせ対応・実績/計画管理を行っております。またこれ以外にも不定期の仕事がありますが、これは別の機会にご紹介したいと思います。

これを機会に、資材部門について少しでも興味を持って頂けたら幸いです。

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