これだけは覚えて!アウトルックメールの生産性をアップする技5選

これだけは覚えて!アウトルックメールの生産性をアップする技5選-min生産性向上
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こんにちは、コロスケ( Corosuke blog)です。

今日は、アウトルック(Outlook)メールで覚えるべき技を解説します。

    

皆さん、会社でのメールは何を使っていますか?

「アウトルック」を使っている人も多いのではないでしょうか?

   

会社に入ると、ほぼ全ての人がメールを使って仕事をします

Outlook研究家の森新さんの本によると、僕たちがメール(アウトルック)を使う時間の平均は、年間500時間にもなるそうです。

にも関わらず、アウトルックの使い方を勉強したことがある人は、非常に少ないです。

     

そこで今回は、「アウトルック最速仕事術」という本を参考に、「アウトルックの生産性が向上する技を5つ」紹介します。

「アウトルック最速仕事術」は読みやすいので、Outlookユーザーはぜひ読んでみて下さい。

    

     

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これだけは覚えて!アウトルックメールの生産性をアップする技5選

アウトルックメール

    

アウトルックで最低限覚えるべきポイントを5つ紹介します。

     

・メールの自動仕分け機能は使わない

・メール検索地獄から抜け出そう!【検索フォルダー機能活用】

・クイック操作で作業スピードを3倍速にしよう

・クイックパーツ機能で定形文章を3秒で書こう

ショートカットを使ってマウスを使う頻度を減らそう

    

僕は10年間我流でアウトルックを使っていました。

ですが、上記5つを試してみることで生産性がアップしました。

   

使ったことが無い技があれば、ぜひ試してみて下さい。

    

メールの自動仕分け機能は使わない

アウトルックを使いやすくするために、みんなが設定するのが「メールの自動仕分け」だと思います。

メールの自動仕分けとは、特定の条件の時に指定のフォルダにメールを格納する機能です。

    

例えば、A社の人からメールが来たら「A社フォルダ」にメールが自動で格納することができます。

   

僕は10年間、自動仕分け機能を使っていたよ

    

でも「アウトルック最速仕事術」では、自動仕分け機能を否定しています。

その理由は「分類に迷うことがあるから」です。

   

例えば、「動物フォルダ」と「鳥フォルダ」があった時、コウモリが来たらどちらに格納しますか?

    

何ヶ月も前のメールをどっちに格納したかで、分からなくなってしまった事はないでしょうか?

フォルダの中を探し回ると、時間のムダです。

   

メール仕分けは、仕分け判断に時間がかかり、後々の検索を難しくするリスクがあります。

    

毎週のようにフォルダ漁りしていたよ・・・

   

フォルダ地獄から逃れるために、フォルダは「受信ボックス」と「アーカイブ(保存フォルダ)」の2つだけにしましょう。

    

受信ボックスは、仕事の受付箱の役割を果たします。

作業や確認が終わったメールは、アーカイブフォルダに移していきます。

  

こうすることで、未処理の案件が一目瞭然になり、作業忘れを防止できます

    

メールを自動仕分けするという固定観念を外して、シンプルなメールボックスにしましょう!

    

僕も10年使っていた仕分けボックスを止めたら、シンプルになったよ!

     

メール検索地獄から抜け出そう!【検索フォルダー機能活用】

でもアーカイブだけだと、検索が大変じゃない?

    

実はアウトルックには、「検索フォルダー」という機能があるんです。

   

検索フォルダー
【出典】Outlook

   

こんな感じで受信トレイの下に、ひっそりと存在しています。

この検索フォルダーは「予め決められた条件の検索がされたフォルダー」なんです。

    

Aさんのメールを検索したいと思ったら、Aさんから来た検索フォルダーを作る事が可能です。

   

つまりフォルダを細かく分けなくても、検索フォルダーで自動仕分けが可能なんです。

    

・フォルダは「受信ボックス」と「アーカイブ」だけ

・メールの分類は「検索フォルダー」にお任せ

    

この2つの技を使えば、あなたのアウトルックもシンプルになり、検索地獄から抜け出すことができます。

    

クイック操作で作業スピードを3倍速にしよう

アウトルックには、「クイック操作」という機能があります。

    

クイック操作とは、テンプレ作業をワンクリックでできる機能です。

    

アウトルックのクイック機能でできること(例)

・決まった人に転送する(宛先が自動で入力される)

・定型文が書かれた新規メールを開く(定型文・宛先が自動で入力される)

・メール返信時に、決まった人をCCに入れる

   

クイック機能は、アウトルック画面の上部にあります。

    

クイック操作画面
【出典】Outlook

    

このクイック操作画面で、任意の操作を自分で設定することができます。

僕の場合は、職場のメンバーへの転送や、業務報告メールなどをクイック操作にしています。

     

特定の作業を自動化できると、かなり生産性が上がるので、是非試してみて下さい。

   

沢山の人に転送する時、毎回宛先を入れていると大変だからクイック操作を使いたいね

     

クイックパーツ機能で定形文章を3秒で書こう

いつも書く文章を辞書登録している人は多いと思います。

    

Outlookの辞書機能とは・・・

特定の単語や短文を登録しておける機能。

例えば、「いつも」と入力するだけで「いつもお世話になっています」と入力できる!

    

でも辞書機能は、長文の登録ができないという弱点があります。

そのため、長文はいちいち入力したり、別のところからコピペする必要があります。

     

でもクイックパーツ機能を使うと、長文でも辞書機能のように登録をすることが可能です。

    

クイックパーツ機能1

登録したい文書を全選択した「Alt」+「F3」を押します。

(できない人は、画面上部の「挿入」→「クイックパーツ」から入りましょう)

    

クイックパーツ機能2

     

この画面で「名前」を入力し、登録します。

この名前が登録文章を呼び出すキーになります。

    

クイックパーツ機能3

登録後、メール上でキーである「見積」を入力すると、先程全選択した文章が一気に入力できます。

     

このように辞書で登録しきれない定型文は、クイックパーツ機能を使うと生産性がアップするので、試してみて下さい!

    

よく使う文章は、登録しておくと楽ちんだよ

       

ショートカットを使ってマウスを使う頻度を減らそう

アウトルックの生産性をワンランク上げるには、ショートカットキーを使うのが便利です。

    

でもショートカットを覚えるのは大変だよ・・・

   

確かに全部の行動をショートカットにするのは、大変です。

ですが、主要な作業でショートカットを使うだけで生産性は大きく向上します

     

メールの返信:Ctrl+R

メールの全員返信:Ctrl + Shift + R

メールの転送:Ctrl + F

新規メールの作成:Ctrl + N

メールの送信:Ctrl+Enter もしくは Alt + S

メールの検索:Ctrl + E

   

でもわざわざショートカット使わなくても良いのでは?

             

確かに大きな違いは見えないかもしれません。

ですが、キーボード⇨マウス⇨キーボードを繰り返すと時間がロスになります。

それを1日、1ヶ月、1年と使うと、時間差は膨大なものになります。

    

僕も半信半疑でショートカットを試してみましたが、意外と簡単です。

そして、作業性が向上しました!

   

ショートカットを使って、マウスとキーボードの往復を省略しましょう!

     

まとめ:使い慣れたアウトルックこそ改善していこう!

アウトルックの生産性を爆上げする技を再掲します。

   

・メールの自動仕分け機能は使わない

・メール検索地獄から抜け出そう!【検索フォルダー機能活用】

・クイック操作で作業スピードを3倍速にしよう

・クイックパーツ機能で定形文章を3秒で書こう

ショートカットを使ってマウスを使う頻度を減らそう

  

アウトルックは、説明書を読まなくても感覚的に使えます。

だからこそ、アウトルックは我流になりやすいです。

   

自分は使いこなしていると思っても、まだ知らないすごい機能があるんです。

上記5つの技を使いこなして、長時間労働から抜け出しましょう!

   

     

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。

    

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