会議の生産性を下げるダメな人の特徴6選を解説【質の低い会議】

会議の生産性を下げるダメな人の特徴6選を解説【質の低い会議】生産性向上
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こんにちは、コロスケ( Corosuke blog)です。

今日は、会議の生産性を下げる人の特徴を解説していきます。

     

先日会社で、非常に生産性の低い会議に出くわしました。

あまりにも生産性が低かったので、「何でここまで生産性低いんだろう・・・」と逆に興味がわきました。

どんな発言・態度が生産性を落としているのか?を詳しく分析・整理してみました。

     

今回は、分析結果を踏まえて「会議の生産性を下げる人の特徴」を解説していきます。

会議の生産性が低い事に悩んでいる方に役立つ情報をお届けしていきます。

      

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会議の生産性を下げるダメな人の特徴6選を解説【質の低い会議】

会議

      

会議の生産性を下げる人の特徴を6つまとめました。

      

・会議の目的から逸脱した議論を始める

・以前結論を出した内容に対して、意義を唱える

・考えを整理しないまま会議に参加する

・リスクをゼロにしようとする

・物事を前に進める意識が無いor非常に低い

・全ての物事を会議で決めようとする

     

上記6つのどれかに該当する人がいると、会議の生産性は著しく下がります。

以降では、6つの特徴を詳細に分析していきます。

    

尚、話が分かりやすくなるように、以下の内容で会議をしていると仮定します。

     

会議の内容

・前回の会議で、システム導入をする事で作業者の生産性向上を図る事を決定。今回の会議では、導入のための課題整理・スケジュール確認を行う。

     

会議の目的から逸脱した議論を始める

生産性を下げる人の1つ目の特徴が「目的から逸脱した議論を始める」事です。

     

システムを導入する上での課題整理・スケジュール確認を行います

       

システム導入を行っても、棚残が減らないのが課題です。そもそも今の運用では、長納期部品を手配した場合、在庫が増えすぎてしまいます。この点を改善しないと・・・

       

この人が言っている事は、一見まともに見えます。

ですが、実は会議の生産性をめちゃめちゃ下げている事に気が付きましたか?

      

・システムを導入する目的=生産性向上なのに、棚残削減という違う目的を入れ込んでいる。

・システム導入で棚残削減を目的にしたいなら、前回の会議で議論すべき

・新たな目的=棚残削減が入ったために、当初の目的である生産性向上がいつまでも進まない

     

こんな事態に陥っています。

それっぽい話をしていますが、実は目的がすり替わっています。

    

こういう人がいると、会議がすぐに脱線してしまい、いつまでも結論までたどり着きません。

こういう人は、何のために会議をしているのか忘れています。

      

以前結論を出した内容に対して、意義を唱える

次の特徴が、「以前出した結論に対して意義を唱える」パターンです。

ちゃぶ台をひっくり返す人です。

      

システムを導入する上での課題整理・スケジュール確認を行います

      

スケジュールの前に、システムがこのあり方で良いの?生産性向上と言っても、このシステムでどのくらい効果が出るの?既存のシステムでは出来ないの?

       

この人も、一見まともな事を言っています。

ですが、かなり極悪です。

    

・前回の決定事項を完全にひっくり返している

・意見があるなら、前回の会議で言うべき

     

もちろん方向性が間違えているプロジェクトは、後出しでも方向転換すべきです。

ですが、それは前回の会議中or後に発言すべき内容です。

少なくとも、今回の会議で発言すべき内容ではありません。

   

結果的に、前回&今回の会議を潰していまいました。

    

これは、偉い人にありがちな発言です。

前回の会議の議事録を全く読まず、この会議だけに出席。思いつきで色々発言しています。

     

ちゃぶ台返しをされると、会議を進めてきたメンバーは絶望する事になります。

      

考えを整理しないまま会議に参加する

次は、「考えを整理しないまま会議に参加する」人です。

      

システムを導入する上での課題整理・スケジュール確認を行います

     

うーん、課題はですね・・・。

ちょっと待って下さい。今メール開きます。

・・・・

ああ、色々と課題があってですね・・・・

ちょっとホワイトボードに書いていきますね・・・

・・・

そうそう、こういう課題があるので、これはやらなきゃ!

     

・・・

      

本当にこういう人が多いです。

     

・この人の発言・作業中は、他の人は何も出来ない状態に陥っている

・考えが整理されていないので、中途半端な発言である事が多い

・お願いですから、会議前に自分の考えをまとめてきて下さい。

      

この人は、周りの時間を奪っているという感覚がゼロです。

この人が発言している間は、他の人の生産性はゼロになります。

会議は長引くし、会議が迷走する確率が高まります。

      

リスクをゼロにしようとする

次は、「リスクをゼロにしようとする」人です。

      

システムを導入する上での課題整理・スケジュール確認を行います

      

課題ですがA、B、C、Dがあります。この課題が解決できてから話を進めるべきです

      

Aは確かに確認が必要だけど、B以降はどう考えてもメリットの方が大きいから問題無い気がするんだけど。

しかもBの課題を整理して、問題無い事を証明するのはかなり難しそう・・

       

これは、賛否あるかもしれません。

僕自身は、枝葉末節の課題を大きく会議で取り上げるのは反対です。

     

こういう人は、リスクをゼロにする事を要求します。

ですが、リスクをゼロにするのはほぼ不可能です。

大きな問題は事前に整理すべきですが、全てのリスクを網羅しようとするのはコスパが悪いです。

      

全体として、メリット>デメリットであればさっさと話を前に進めるべきです。

こういう人の存在で、本丸であるシステム導入による生産性改善がいつまでも進まないことになります。

    

物事を前に進める意識が無いor非常に低い

次は、物事を前に進める意識が低い人です。

      

会議は、一定の結論を出す必要があります。(ブレストなど除く)

ですが、結論を出して物事を前に進める意識が希薄な人がいます。

      

システムを導入する上での課題整理・スケジュール確認を行います

     

まあ次回また議論しようよ。今回は責任者もいなかったし

      

・結論を出そうとしないので、会議が前に進まない

・その日の会議のアウトプットがゼロという事態に陥る

      

責任を取りたくない人や、結論を出すのに慣れていない人に多いパターンです。

こういう人は、積極的に結論を出さずに敢えて次回に持ち越そうとします。

    

でも会議の目的が達成されないので、やってきた1時間が無駄になります。

それなら会議をしない方がましです。

    

全ての物事を会議で決めようとする

最後が全ての物事を会議で決めようとする人です。

     

そもそも、会議は生産性が低い手段です。

参加人数×時間の工数がかかります。

更にみんなの時間を合わせて会議をするので、「来週会議しましょう」みたいに時間がかかるケースが多いです。

    

なので、基本はメール等でやりとりする方が「早く・短時間」で物事が進みます。

ですが、全ての物事を会議で決めようとする人が現れます。

      

○○について会議しましょう(会議開いてくれ)

     

いや、メールで十分でしょ

    

いや、○○さんにも話聞いてほしいし、他にも課題ありそうだから一度会議で決めたほうが良いと思う。会議開いてくれませんか?

      

僕個人の感覚ですが、会議の半分はメールor電話1本で代替可能です。

スケジュールに会議がびっしり詰まっている人は、仕事している感がありますが、実は生産性が低いです。

   

会議に出る1時間があれば、メールを30通はチェック・返信できます。

会議を開くための工数、時間があれば、他にもっと生産性が高い事に時間を振り向けるべきです。

     

一番の問題は本人に生産性が低いという自覚が無いこと

会議の生産性を下げる人の特徴を6つ紹介しました。

ですが、生産性を下げている本人は「自分は真剣に仕事をしている」と考えています。

     

そのため生産性が低い事を指摘すると、怒り出したりします。

     

その話は今の会議の目的とずれているので、本題に戻しましょう

えっ?じゃあ棚残が減らなくても良いって言うんですか(怒)?

     

・・・

(そんな事一言も言っていないんだけど、そもそも今は棚残を減らす話では無いんだけどなぁ)

     

人は否定された時は、身を守るために自己弁護するように出来ています。

なので、なるべく相手を否定せずに議論を修正していくのが望ましいです。

(上記のように直接的に指摘すると、自己弁護されます)

       

他人を変えるのは不可能なので、僕は諦めています。

ただし僕自身は、会議の生産性を極限まで高めたいので、以下の工夫をしています。

      

会議の生産性を上げる工夫

・会議の人数はできるだけ絞り、生産性が低い人は出来るだけ呼ばない

・会議は自分が主催して、議論を主導する

・生産性の低い会議にはできるだけ出席しない(疲弊するだけ)

      

もちろん、生産性の低い会議に出ないといけないケースもあります。

ですが、基本はそういう会議を避けるようにして、やるべき時は自分が会議を回すようにしています。

    

まとめ:会議の生産性を下げるダメな人の特徴【質の低い会議】

会議の生産性を下げる人の特徴をもう一度まとめます。

      

・会議の目的から逸脱した議論を始める

・以前結論を出した内容に対して、意義を唱える

・考えを整理しないまま会議に参加する

・リスクをゼロにしようとする

・物事を前に進める意識が無いor非常に低い

・全ての物事を会議で決めようとする

      

日本人の生産性が低い要因の一つは、会議の質の低さです。

上記6つのポイントを改善するだけで、会議の生産性は劇的に上昇するはずです。

    

会議を制するものは、サラリーマン生活を制します。

会議の生産性を上げて、生産性の高い業務に注力しましょう!

      

     

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