資材調達・購買部門の基本業務内容を解説|まずは仕事の基礎を学ぼう

資材調達・購買部門の基本業務内容を解説|まずは仕事の基礎を学ぼう資材業務について
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こんにちは、コロスケ( Corosuke blog)です。

今日は資材調達・購買部門の「基本業務」について、解説します。

     

資材部門の基本的な仕事を知りたいな

    

こんな疑問に答える記事です。

    

就活生・転職検討中の方は、事前に資材の基本業務を知っておくと何かと役に立ちます。

    

また既に資材部門で働いている方も、基礎的な業務を知っておくと役に立ちます。

なぜなら、現在の資材部員は何かと「付加価値」を要求され疲弊しているからです。

    

価格交渉、BCP、VE、原価企画、取引先管理、PPT&資料作成、よろしくね

    

このように「あれもこれも大切!」と言われると、何を優先すべきなのか、どこから手をつければ良いのかが分からなくなってしまいがちです。

   

あわわわ・・・、どうしよう・・・

    

こんな時に、この記事を読んでほしいです。

実は資材部門の基本業務は、そんなに沢山ある訳ではありません。

  

基本に立ち返る意味で、この記事を参考にしてもらえれば幸いです。

    

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資材調達・購買部門の基本業務内容を解説|まずは仕事の基礎を学ぼう

     

資材部門の基本業務は、6つだけです。

    

1.発注処理

2.納期問い合わせ

3.取引先からの通知展開(生産中止、変更連絡)

4.受領検収、在庫管理

5.実績管理、計画策定

6.取引先/社内関係者からの問い合わせ対応

     

もちろん会社によっても業務内容は異なります。

特に4の受領、検収、在庫管理は、生産管理部門が行っているケースもあります。

あくまで一般的な事例としてお考え下さい。

    

それでは、6つの基本業務を詳しく解説していきます。

     

【基本業務】発注処理

発注処理には、以下の3つのステップに分かれます。

    

・見積書取得(見積依頼)

・価格査定、価格交渉

・発注伺い

     

見積書取得(見積依頼)

見積り依頼とは、「買いたいモノがいくらなのか?」「注文時の条件は何か?」を確認するために行う作業です。

   

具体的には、品名、数量、指定納期などの条件を決めて、取引先に見積もってもらいます。

    

取引先には、メールで見積り依頼をすることが一般的です。

メール本文に条件を書くケースや、添付資料に見積り依頼内容を記載します。

    

取引先から「見積書」の回答がきた後は、見積内容を確認します。

基本的に資材が確認するのは、「単価」「回答納期」「先方の見積条件」の3つです。

    

具体的に先方の見積条件で気にすべきことは、以下の内容です。

    

・見積有効期限

・支払い条件

・最小発注ロット

・備考欄に小さく書いてある条件

     

ついつい備考欄を確認しない資材部員がいます。

ですが、取引先によっては備考欄に、思いも寄らない条件が書かれていたりします。

    

面倒でも、必ず見積書の諸条件は確認しましょう。

    

また取引先が勝手に見積書を作成すると、こちらの要望が満たされない可能性があります。

見積書に書いてほしい事(例えば発注ロットなど)があれば、必ず見積り依頼の時に指示しましょう。

    

おすすめなのが、見積書の様式をこちらで作成する事です。

書いてほしい内容の欄を設けたり、デフォルトの記載としてこちらの希望条件を伝えることができます。

    

見積書の修正のやり取りをすると、時間がかかるから、条件は必ず事前に伝えようね

     

価格査定、価格交渉

見積書を取得後、見積条件(特に単価)に納得できなければ、価格査定・交渉を行います。

   

価格を決めるのは、資材の専権事項です。

そのため、価格交渉は資材部門にとって一番の見せ場です。

    

価格査定や価格交渉の方法、コツなどは、以下の記事を参考にして下さい。

    

     

      

発注伺い

取引先に正式に注文をする時は、注文書を発行する必要があります。

お金が絡む話なので、担当者1人で注文書を発行できない仕組みにしているケースが多いです。

   

発注を行う場合は、発注伺いといって上長・責任者に「この価格で発注させて下さい」と伺い出ることが一般的です。

   

この伺い出る手続きを「発注伺い」と呼びます。(会社によって名前が違うかもしれません)

   

発注伺いでは、この発注価格が妥当であることを上司に説明し、決裁をもらいます。

上司の決裁をもらって、ようやく取引先に注文書が出せます。

    

上司の決裁をもらうのにもコツがいるので、詳しくは以下の記事をご覧下さい。

    

       

【基本業務】納期問い合わせ

基本業務の2つ目は、納期問い合わせです。

納期の問い合わせとは、発注した後に取引先に納入予定日を確認することです。

     

でも見積書をもらった時、納期も回答してもらったけど・・・

    

発注前の納期は、あくまで概算納期です。

正式には取引先が受注して、製造工場からの引受納期が出るまで分かりません。

    

注文書を出すと安心してしまいますが、注文書を出した後には必ず納期回答を入手するようにしましょう。

   

安心して放置していると、実は納期に間に合わない、ということがありえます。

納期問題が深刻になるのは、納期確認をせずに納期直前まで何の対策も打たないからです。

   

とにかく発注したらすぐに納期を確認しましょう。

     

納期回答を入手し、生産管理部門へその情報を展開することが大切です。

     

納期の前倒し交渉については?

    

取引先の回答納期と、必要時期に乖離があると、納期調整を行う必要があります。

納期調整は、奥が深いですがとりあえず「前倒しして下さい」とメールと電話をすればOKです。

    

また納期回答を入手したら、忘れずに生産管理部門など納期を管理している人に連絡をしましょう。

早めに納期遅延を連絡していれば、納期が遅れても資材部員が責められることはありません。

    

細かいテクニックより、早めの納期確認が重要です。

基本動作を徹底しましょう。

    

その上で、納期管理の詳細を知りたい方は、以下の記事をご覧下さい。

    

     

      

【基本業務】取引先からの通知展開(生産中止、変更連絡)

基本業務の3つ目が、取引先から来た通知を所内に展開することです。

具体的には、取引先からの「生産中止案内」や「工程変更などの案内」を所内に展開することです。

   

3つ目の業務が、通知の展開?そんなの余裕じゃない?

    

でも意外と、この基本業務ができない資材部員がいます。

そして、調達品が生産中止となってしまい大問題に発展するケースがあります。

   

案内が漏れてしまう原因は、以下の2つです。

    

・忙しくて展開するのを忘れてしまった

・生産中止の取りまとめするのが、大変で後回しになってしまった

     

生産中止部品がある時は、ラストバイ(最後にまとめて購入する)ことが一般的です。

会社によってはラストバイ数をいくつにするかを、資材部門が取りまとめる場合があります。

    

ラストバイ数の取りまとめは、所内関係者と調整をする必要があるので、なかなか取りまとめができない時があります。

取りまとめがうまくできず、ついついラストバイ手配が漏れてしまうケースがあります。

   

ですが、資材部門は「調達」するのが仕事です。

ラストバイ手配が漏れてしまうと、責任問題になります。

   

なので、僕は「発注」「納期確認」の次に、この仕事を基本業務として記載しています。

    

【基本業務】受領検収、在庫管理

4つ目の基本業務は、受領検収、在庫管理です。

     

受領検収とは?

納入品を受け取る手続きのこと。納品書に受領印を押して返送したり、システム上で受領処理をすることを言う。検収を上げると、取引先への支払い手続きが始まる。

    

在庫管理とは?

納入品を適切な場所で保管すること。現場からの要求に基づき払い出し作業を行う。また定期的に棚卸し(在庫数量の確認)をする。

      

大きい会社では、資材部門以外が検収を行うこともあります。

(資材調達の三権分立のため)

    

     

また在庫管理も資材部門以外が行うケースもあります。

    

【基本業務】実績管理、計画策定

5つ目の基本業務は、実績管理や、計画の策定です。

   

資材調達は、会社のお金を使って物品を購入する仕事です。

資材調達による社外支出は、売上の多くを占めます。

そのため、購入額の実績や今後の購入見込みを適切に管理する必要があります。

    

そこで多くの会社の資材部門では、購入実績や今後の計画を策定しています。

毎月定常的に行う作業なので、基本業務としています。

    

何の成果にもならない仕事ですが、管理者はこういう資料を細かくチェックします。

そのため、エクセルなどは最低限使いこなせないと、しんどいです。

   

実績管理や計画策定など、日々の管理業務で疲弊している人は、最低限のエクセル関数を覚えましょう。

   

      

どの会社でもエクセルは必ず使うから、最低限は覚えておきたいね

    

【基本業務】取引先/社内関係者からの問い合わせ対応

最後の基本業務は、取引先・社内関係者からの問い合わせ対応です。

    

資材部門は、取引先と社内の間に立って仕事をします。

対取引先として、「資材は会社の顔」として仕事をします。

一方対社内として、「取引先の事に精通している人」となります。

    

このような仕事柄から、資材部門は色々な問い合わせを受けます。

    

御社の今後の生産計画を教えてくれませんか?

   

取引先のA社に○○を聞いてくれない?

    

このように問い合わせメールが山のようにきます。

資材部門は、メール・電話での問い合わせに日々対応しなければなりません。

    

問い合わせでは、スピード感を持って素早く対応することが付加価値となります。

(問い合わせして、すぐに回答がきたら嬉しいですよね)

   

そのため、問い合わせ作業は、間をおかずにパッパッと素早く処理していくことが重要です。

    

どうしたら良いかわからないよ・・・

    

こういう時に問い合わせを放置してしまう人がいます。

でも仕事を寝かせていても、良いことはありません。

分からないなら、質問したり、「分からない」と言うことが大切です。

     

僕は資材部員として10年以上仕事をしていますが、問い合わせ対応は8割の精度でスピード重視で答えています。

仮に間違えていても、「そういう意図じゃない」と指摘してくれます。

    

問い合わせ対応は、8割の精度で素早く回答していきましょう。

    

      

資材調達・購買部門の基本業務で大切なことは?【基本業務の徹底】

    

本記事のまとめとして、資材の基本業務6つを再度記載します。

    

1.発注処理

2.納期問い合わせ

3.取引先からの通知展開(生産中止、変更連絡)

4.受領検収、在庫管理

5.実績管理、計画策定

6.取引先/社内関係者からの問い合わせ対応

    

この内容を見ると、資材業務を経験した人なら誰しも「こんなの当たり前」と思います。

ですが、この6つの業務が本当に大切です。

   

コストダウンを頑張るあまり、納期確認をおろそかにする資材部員がいます。

ですが、基本をおろそかにする資材部員の評価は下がります。

   

繰り返しになりますが、まずは基本動作を徹底しましょう。

その上で、コストダウンやBCPなど付加価値の高い仕事を行いましょう。

   

この記事を通じて、「資材の仕事はシンプルなんだ」と理解してもらえたら嬉しいです。

   

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。

    

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