生産性が劇的に向上するコツを解説｜激務でも10年間定時帰りできました

　　　　　　　　

こんにちは、コロスケ（ Corosuke blog）です。

今日は、仕事の生産性を改善するコツを解説していきます。

　　　　　　　

　　　　　　　

こんな悩みを抱えていませんか？

仕事をさっさと終わらせて帰りたいけど、全然仕事が終わらないと絶望しますよね。

　　　　　

でも仕事が終わらないのは、あなたの仕事のやり方に問題があるかもしれません。

同じ業務をこなしても、定時で帰れる人もいれば、夜10時まで残業しないと終わらない人がいます。

　　　　　

この2人の違いは、仕事の生産性です。

生産性さえ向上すれば、あなたの仕事も定時で終わります。

今回は、仕事の生産性が劇的に向上する７つのコツを解説します。

　　　　　　

なお、この記事を書いている著者は、病む人が多い激務の職場で定時帰りを継続してきました。

　　　　　　　

　　　　　　　

こんな感じで、仕事の生産性には人一倍こだわっています。

今回は、僕自身がとても大切にしている考えを詳しく解説していきます。

生産性を上げて定時で帰りたい方には、きっと役にたつと思いますので、ぜひ最後までご覧下さい。

　　　　　　

なお、この記事は「僕自身の経験＝製造業の資材調達・購買業務」をベースに作成しています。

そのため、一部の職種では、当てはまらない事もあるかと思います。

あくまで、僕個人の意見である点をご了承下さい。

　　　　　　　　

生産性が劇的に向上するコツを解説｜激務でも10年間定時帰りできました

　　　　　　　

生産性を改善する７つのポイントをまとめました。

　　　　　　　　

　　　　　　

この７つのコツを実践すれば、あなたの残業時間は半分以下に減らせます。

定時で毎日帰れるようになるので、仕事に追われて疲弊する毎日から抜け出すことができます。

　　　　　　　　

以降では、７つのコツを詳しく解説していきます。

生産性を向上したい＆早く帰りたい方は、最後までご覧ください！

　　　　　　　

定時時間内はとにかく手を動かす

この７つのコツは、大切な順＝効果が最も大きい順に並んでいます。

７つのコツの１番目＝最も大切な事は、定時時間内にとにかく手を動かすという事です。

　　　　　　　

　　　　　

そう思う方が多いと思います。

でも僕からすると、定時時間内に手を動かさない人が非常に多いです。

　　　　　　　

　　　　　

こういう無駄な時間があまりにも多いです。

定時時間内に仕事を終わらせるためには、とにかく手を動かす＝処理をすることが大切です。

　　　　　　

　　　　　

確かに、自分でじっくり考えるという事も時には必要です。

ですが、実務は何も考えず「とにかく処理する事」が大切なケースが大半です。

　　　　　

　　　　　　

こういう姿勢で仕事に臨めば、事務処理はあっという間に片付きます。

　　　　　　

そして分からない事も、3分考えて分からなければ他の人の知恵を借りましょう。

せっかくチームで仕事をしているのですから、分からない事は周りにどんどん聞きましょう。

　　　　　

僕は入社してから10年以上経ち、ベテランと言われるポジションになりました。

それでも、毎日何回も周りに質問をしています。

　　　　　

とにかく手を動かして、どんどん溜まったメールや仕掛業務を処理しましょう。

この意識を持つだけで、まったり仕事をしている人の２倍の生産性を得ることができます。

　　　　　　　　

まずは自分の業務を振り返ってみましょう。

考え事をしていた、何もしていない時間があれば、そこで1件でも事務処理をしていきましょう。

　　　　　　

2割の力で80点を目指す

パレートの法則をご存じでしょうか？

パレートの法則とは、２割が8割を生み出すという経験則です。

　　　　　　　

「80：20の法則」ともいわれ、「売上げの8割は2割の社員に依存する」といった傾向をさす。集団の報酬や評価が一部の構成員に集中するという経験則。

【出典】野村総合研究所_パレートの法則とは

　　　　　

このパレートの法則は、僕たちの仕事にも当てはまります。

例えば、上司から依頼された資料を作成する業務で考えてみましょう。

　　　　　　

上司の要求を最低限満たす資料＝80点の資料は、30分で完成するはずです。

ですが、そこから更に上の次元を目指そうとすると、とたんに投入時間が増えます。

　　　　　　　　　　

　　　　　

しかもどんなに100点を目指しても、資料の合否は上司の裁量で決まります。

特に資料系は、一度はやり直しを命じるという謎文化もあり、結局はやり直しになる事が多いです。

　　　　　

このように100点を取りに行くのは、非常に生産性が低いです。

（100点を取りにいくためには、8割もの力を投入しなければならない）

　　　　　　

しかし、あなたの時間は有限です。

どうでも良い資料を80点から100点に上げるための時間はありません。

　　　　　

100点を目指すのを止めましょう。

2割の力で80点を出して、そこで完成にしましょう。

　　　　

資料を作る時は、80点の成果でさっさと提出しましょう。

そして指摘を受けたら、そこだけを直して再提出します。

こうすることで、無駄な作業時間をかなり減らせます。

　　　　　　

　　　　　

もちろん、100点を目指すのが理想です。

時間に余裕がある時や、ここぞという場面では、100点を取りに行くことが求められます。

ですが、大半の業務は80点で十分です。

もし不足・不備があれば、フィードバックがあるので、それに対応すればOKです。

　　　　　　　　

2割の力で80点を取れるコツが分かると、仕事がどんどん片付くようになります。

他の人より多くの業務を割り当てられても、簡単にこなせるようになります。

完璧主義に陥っていないかを自問して、最低限の労力で最大の成果を出しましょう！

　　　　　　　

　　　　　　　　

先んじて動く

3つ目のコツは「先んじて動く」です。

多くの人は、指示を受けたり問題が起きてから、業務に取り組みます。

ですが、こういう受け身の姿勢では、定時内に仕事は終わりません。

　　　　

先んじて動くとは、物事が起きる前や起きてスグに対処することを意味します。

先んじて動くことで、問題が起きてから取り組むよりも少ない労力で問題を解決できます。

　　　　

例えば、納期問題への対応を考えてみましょう。

納期問題は、納期直前になるほど問題が大きくなります。

一方で、納期まで日程がある場合は、調整の余地があるので、少ない労力で調整ができます。

（ボヤの内に片づければ楽だが、大火事になると火消しは困難）

　　　　　

　　　　　　　

　　　　　　　　　

このように、前広に動くことで少ない労力で問題を解決できます。

また前広に動くことで、将来の自分を楽にすることができます。

　　　　　　

手が空いた時間は、将来の自分を楽にするために、先んじて動くクセをつけましょう！

　　　　　　　

自分の仕事を優先する

4つ目のコツは、自分の仕事を優先する事です。

　　　　　　

朝から一生懸命仕事をしたのに、定時になっても今日中の仕事が終わっていない事はありませんか？

こういう人は、他人の仕事ばかりしていて、自分の仕事が後回しになっています。

　　　　　　　

自分の仕事を優先できていない人の特徴をまとめてみました。

　　　　　　　　

　　　　　

もちろん、こういう仕事もいつかはやらなければいけません。

しかし、優先順位は下位です。

まずは自分の仕事から片づけていきましょう。

　　　　　　　

　　　　　

そういう方は、３つの基準で考えてみましょう。

　　　　　　　

　　　　

納期問題は自分が処理しないと、どんどん自分が困ります。

そういう業務は、自分の仕事なので優先的に処理していきましょう。

（逆に頼まれ仕事は、放っておいても自分は困りません）

　　　　　

また発注処理など、自分以外に誰もやってくれない仕事は、自分の仕事です。

自分が処理しない限り業務が終わらないので、さっさと処理していきましょう。

　　　　　　　　

最後に「この仕事が終われば帰れる」という業務は、あなたの仕事です。

そういう業務を朝イチで片づけていきましょう。

　　　　　　　　

　　　　　　　　

会議を制する

5つ目のコツは、会議を制するです。

僕たちサラリーマンの仕事を分析すると、多くの時間を会議に取られています。

2時間の会議が2つあるだけで、一日の業務の半分を持っていかれてしまいます。

　　　　　　　

会議に出ていると仕事をしている感はありますが、実は会議の生産性は低いです。

投入時間に対する成果があまりにも低いので、会議ばかりしている人は全然仕事が進みません。

（丸一日会議をして、定時後に書類が積み上がっている景色に絶望したことはありませんか？）

　　　　　　　　　

　　　　　

まずはこの前提を理解しましょう。

この前提を理解すると、会議に対する向き合い方が大きく変わってくるはずです。

　　　　

会議で一番大切なことは「会議を開かない・会議に出席しない」という事に尽きます。

まずは会議以外の方法、例えばメールで代替できないかを検討することをお勧めします。

　　　　　

会議に呼ばれた場合も、本当に出席が必要かよく検討しましょう。

その上で、不要な会議があれば、勇気をもって欠席することが大切です。

　　　　　

僕の場合は、事前に僕の意見等をメールで回答しておき、欠席回答をします。

たいていのケースでは、それで何の問題も起きません。

　　　　　　　　

　　　　　　

　　　　　　　

１時間の無駄な会議を欠席すると、その分の時間を自分の大切な業務に割くことができます。

自分の時間は有限であることを意識して、出席する会議は厳選しましょう。

　　　　　　　

また自分が会議を主催する場合は、できるだけ短時間で成果を出せるように事前準備を徹底しましょう。

会議は事前準備が全てです。

少なくとも自分が主催する会議は、短時間で結論を出せるように努力しましょう。

　　　　　　　

　　　　　　　　　

自分の業務を改善し続ける

6つ目のコツは、自分の業務を改善し続けることです。

業務の改善は、大切だとみんな分かっています。

ですが、意外と自分の業務を改善している人は少ないです。

　　　　　

業務の改善で大切なのは、小さいことでも良いので改善を継続する事にあります。

改善をすると、その効果が複利の効果で積み上がっていきます。

すると更に改善する時間が生まれるので、どんどん自分の仕事が楽になっていきます。

　　　　

業務の改善の事例をいくつか挙げてみます。

　　　　　　　

　　　

最近の事例で、僕はこんな小さな改善をしました。

　　　　　　

取引先から届くメルマガは、今までは届く度に削除していましたが、メールを削除する工数がもったい無いので、ある時に頑張って全部購読廃止しました。すると無駄なメールが届く率が減り、受信メールも減るので、心理的に心が軽くなりました。メルマガが多い方は一度30分時間をかけて購読廃止しましょう

— コロスケ＠現役資材部員 (@Corosukeblog) April 30, 2023

　　　　　

どんなに小さい事でも良いです。

自分が楽ができるように工夫していきましょう。

　　　　　　　

またもっと劇的に業務を効率化したい人は、エクセルVBA（マクロ）を勉強しましょう。

VBAは少し勉強するだけで、かなり生産性が向上します。

費用対効果が圧倒的に高いので、勉強する価値があります。

　　　　　

VBAをゼロから勉強したい方は、以下の本を1冊買いましょう。

この本を読めば、最低限のマクロを組めるようになります。

（とにかく分かりやすいので、初心者におすすめの1冊です）

　　　　　　　　

　　　　　　　

　　　　　　　　

　　　　　　　　　

絶対に定時で帰るという強い意志を持つ

最後のコツは「絶対に定時で帰るという強い意志を持つ事」です。

これまで紹介した６つのコツを理解しても、定時で帰りたい・絶対に帰るという気持ちが無いと全く意味がありません。

　　　　　　

　　　　　　

こんな気持ちでは、絶対に定時で帰ることは不可能です。

大切なデートがある、結婚記念日がある日は、根性で定時ダッシュしますよね？

「絶対に帰る」という気持ちがある日は、仕事が忙しくても定時で帰れます。

　　　　　　　　

そういう気持ちを毎日持ち続けましょう。

「定時で帰れなければ死ぬ」くらいの感覚で業務をすると、常に残り時間を気にした仕事ができるようになります。

　　　　　　　

　　　　　　

もちろん、じっくりゆっくり仕事をするのもアリです。

ですが、僕の意見は違います。

　　　　　　　

　　　　　　　　

人生は短いです。

仕事が大好きならともかく、僕は人生を仕事だけに捧げるのは嫌です。

家族の時間、趣味、副業など、もっと他の事にも取り組みたいです。

　　　　　　

また今の時代、会社に忠誠を誓っても報われません。

若い頃残業しまくって会社に尽くしたのに、45才になったらリストラされるかもしれません。

今は1つの会社に尽くすのは、リスクが高いです。

それよりも、もっと他の事に時間を使う方が賢明です。

　　　　　

最後に、残業をしても良いと考えている人は、生産性への意識が欠如しています。

そのためこういう人は、仕事が増えると休日出勤をするしか対応方法がありません。

　　　　　　

転職市場では、生産性の高い人が求められます。

20年前ならいざ知らず、今の時代「休日出勤ができます！」という人を雇いたいという人は少ないです。

それよりも短時間で高い成果が出せる人材をマーケットは求めているはずです。

　　　　　　

転職するときになってから、慌てて生産性を意識しても遅いです。

普段から生産性を意識して、短時間で成果を出せるように努力していく方が価値があると考えます。

　　　　　　　　　　　

まとめ：生産性が劇的に向上する７つのコツ

生産性を向上する方法まとめです。

　　　　　　　　

　　　　　　

この７つのコツは、僕が10年かけて練り上げたものです。

職種・職場が違っても、きっと役に立つはずです。

　　　　　

生産性を向上したい人には、きっと役に立つと思いますので、ぜひ参考にしてください。

また他にも色々な記事を書いていますので、そちらもぜひご覧ください。