出張報告書を15分で書くコツ6選【出張報告が苦手、面倒な人向け】

出張報告書コツ生産性向上
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この記事は以下の方向けに書いています。

・出張報告書を書くのに時間がかかる・・・

・出張報告書を書くのがめんどくさい

・主張報告書がうまく書けない・・・

 

出張報告書の短縮よりも、定時で帰る方法が知りたい人は、こちらの記事をご覧下さい。

 

こんにちは、コロスケです。

今日は、出張報告書を15分で書く方法についてまとめていきます。

 

サラリーマンって出張行くと、出張報告書を作らないといけないから大変ですよね。

出張報告書が苦手な人って以下のループにはまっている人が多いです。

 

・出張翌日は仕事が溜まってて忙しいから、出張報告が後回しになる

⇒定時になっても出張報告に手が付けられず残業発生

⇒出張報告が遅くて上司に怒られる

⇒出張報告が必要な出張が嫌になってくる

 

僕も入社当時は出張報告に時間がかかるので、めんどくさいと思っていました。

しかし10年間のサラリーマン生活で、生産性を極限まで上げる努力を続けた結果、今では月の残業時間が5時間未満です。(5時間は早めの出社)

僕は月に2,3回出張がありますが、出張翌日も定時帰りを維持できています。

 

出張翌日も仕事を溜めずに、定時で帰る一つの秘訣が、「15分で出張報告を提出する」ことです。

出張報告に慣れていない人や苦手な人は、1,2時間くらいかけて出張報告書を書いています。

正直そんなに時間をかけていたら、いつまで経っても仕事は終わりません。

 

今回は製造業で10年以上働いている現役資材部員の僕が、15分で出張報告を提出する方法について詳しく解説していきます。

出張報告で苦労している方の悩みを解決していきます。

 

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出張報告書を15分で書くコツ【出張報告が苦手、書けない、面倒な人向け】

出張報告書

 

出張報告を15分で書くコツを説明する前に、出張報告に時間がかかる人の特徴を説明したいと思います。

基本的には出張報告に時間がかかる原因を分析し、その反対の行動を取ればOKです。

 

出張報告に時間がかかる人の特徴

・出張報告書書くときに、「さて何書こうか」となっている人

・出張報告書を書き始めるのが遅く、どんな出張だったかの記憶が薄れている人

・完璧を求めすぎて時間がかかっている人

・出張中に確認すべきことを聞き忘れてしまい、出張報告が書けない人

 

結構あるあるだと思います。

僕も出張報告に1時間くらいかかっていた頃は、上記のどれかに当てはまっていました。

出張報告書の作成を15分以内に終わらせるためには、上記悪い癖を改善していく必要があります。

具体的に一つずつ解説していきます。

 

まず出張報告書の構成を決めてテンプレート化する

これは基本中の基本ですが、やっていない人が結構います。

出張報告を書く段になって、「さて構成はどうしようか?」「次は何書こうか?」と悩んでいては永久に報告書は書き終わりません。

 

出張報告には「形式」があります。

形式は職場や上司の方針によって若干変わりますが、最初に決めておくと、書くときに悩まないですし、出張中もきちんとポイントを抑えられるようになります。

出張報告書のテンプレートを作っていない人は最初にそれから始めましょう。

テンプレートで網羅した方が良さそうな情報の一例は以下の通りです。

 

・出張者名

・日時

・行先

・同行者・面談者

・出張目的・出張する経緯

・結論

・その他詳細

・所感 他

 

自分用のテンプレートを作り上げると、それだけで10分くらいは時間を短縮することが出来ます。

最初から完璧なテンプレートは出来ないと思いますので、上司などに指摘された項目も反映しつつ、オリジナルテンプレートをまずは作りましょう!

 

形式が決まっていると、書くべきことが明確になるよね

 

出張前に分かる範囲を書く

「出張報告=出張の翌日に書く」という固定観念を持っている人がいます。

出張報告の書く内容を一つずつ分析していくと、実は出張前に書ける箇所も結構あることに気が付きます。

先ほどの出張報告で書くべき項目で先に書けるか、書けないかを見てみましょう。

 

・出張者名⇒事前に記入可能

・出張日時 ⇒事前に記入可能

・行先 ⇒事前に記入可能

・同行者・面談者 ⇒事前に記入可能なことも多い△

・出張目的・出張する経緯 ⇒事前に記入可能

・結論⇒だいたい予測可能△

・その他詳細 ⇒事前に記入不出来ないことが多い×

・所感 他 ⇒事前に記入不出来ないことが多い×

 

このようにみると、半分近くは出張前に書けてしまいます。

出張で得られる結論が予測できる場合は、結論まで事前に書いてしまうことも可能です。

 

手が空いた時に、出張報告を書いておければ10分~20分ほど時間を節約することが出来ます。

 

出張前に出張報告を書こうなんて思いもよらなかったよ

 

出張報告書は、翌日の朝一に全部書き切る

出張の翌日は、メールチェックなどの仕事が沢山溜まっています。

メールに緊急!なんて文字を見てしまい、出張報告を後回しにしてしまうことは、頻繁に起きます。

その結果、一生懸命仕事をして定時になると「まだ出張報告書が手つかず」なんて状態になります。

 

出張報告書を書くときに大事なことは「翌日の朝一に全部書き切る」ということです。

これに尽きます。

出張報告を朝一に優先順位を上げて片付ける必要がある理由は以下の通りです。

 

・後になればなるほど記憶が薄れてくる

・後回しにしていることが頭に残り、他の仕事も中途半端になる

・出張報告は自分以外だれも書いてくれない

 

出張報告書を書かなくてもOKな職場であれば、最悪後回しにしてやらない選択もありますが、この記事を読んでくれている方は、基本は出張報告書の提出は必須のはずです。

朝一に片付ける方が圧倒的に生産性が高いです。

そして後回しにしても結局尻拭いをするのは自分です。

だったら、朝一に片付けてから他の仕事にとりかかった方が良いです。

朝一に出張報告書を書き始められる唯一のコツは以下の通りです。

 

出張報告書を書き切るまでメールは絶対に開かない

 

メールを開くと大量のメールを見てしまい、なんとなく開封してしまうのが人間です。

人は複数の作業を同時に進めると生産性が落ちます。

出張報告書を書き切ってから、メールを開くようにしましょう。

 

でも、朝一から電話がかかってきて、報告書に取り掛かれないよ・・・

 

どうしても電話など周りからの雑音が大きい場合は、「15分いつもより前倒しで出社しましょう」。

始業前は人も少なく雑音も少ないです。

15分前に出社して始業前に主張報告書を書き切ってしまいましょう。

 

でもそれなら定時後の15分にやっても一緒じゃない?

 

それは残念ながら全然違います。

人が居ない朝の15分と、まだ人が沢山いて電話も頻繁に鳴る定時後では、集中度は全く変わってきます。

一度騙されたと思って、試してみて下さい。

一日のスタートが変わってきます。

 

出張中に出張報告のことを考える

出張中にメモを取る人は大勢いますが、「出張報告書を埋められるか」を考えながらメモをしている人は少ないと思います。

出張報告書を書きなれていない人は「あっ、これ聞き忘れた!」ということが頻繁に起きます。

それは、出張報告の目的を事前に整理しておらず、何のために出張しているかを忘れてしまうからです。

 

慣れていない人におすすめなのが、出張報告書のテンプレートをそのまま印刷して、そこの項目毎に必要な内容をメモすることです。

出張中にテンプレートの空欄箇所に必要なことをメモすれば、話忘れる・聞き忘れるということを防げます。

またそうすることで、出張の成果も出やすくなります。(出張の生産性UP!)

 

出張から帰ってきて、しまった聞き忘れた!っていうのは良くあるよね

 

出張中に出張報告書を書く

出張中、たまに何もすることがない隙間時間が出来るときがあります。

こういう時はチャンスです。

隙間時間を見つけたら、せっせと出張報告書を書くようにしましょう。

これが上手くいくと、翌日の報告書を書く時間がなんとゼロになります。

 

ただ出張中に報告書を書くことには注意点があります。それは・・・

 

・面談中・会議中にパソコンをカタカタしてはいけない

 

ついつい、会議中にカタカタやりたくなりますが、会議の話が頭に入ってきませんし、何より面談者の心象が良くないです。

あくまで休憩中やちょっとした隙間時間に書くようにしましょう。

 

電車とかの移動中に出張報告書を書くのはどうかな?

 

電車の移動中にやることが無ければ、書いた方が良いですが、僕はあまりおすすめしていません。

その理由は電車の移動中は「勤務中にも関わらず仕事以外のことが出来る唯一の時間」だからです。

電車の移動中は、他の事をする絶好のチャンスです。

自分のやりたいことをやりましょう。(僕は本を読むようにしています)

 

 

完璧を求めすぎない

出張報告に限らず会社の資料は、算数のテストのように全員が一致する正解がある訳ではありません。

上司の考え・好みによって、報告書に求められる内容は変わってきます。

いくら時間をかけて完璧に書いても、上司の好みに合わなければ書き直しになることもあります。

 

報告書の再提出などで苦労している人におすすめしたいのが「80点で提出する」ことです。

資料作成は、2割の力で8割の成果が出せますが、残りの2割を完璧にしようとするとかなり時間がかかります。(パレートの法則)

出張報告なんて、「極論、目的と結論さえ書いてあればOK」なんです。

それ以外は自分や上司の自己満足です。

 

2割の力でさっさと提出して、指摘を受けたらその時その部分だけ直せば良いんです。

その方が圧倒的に早いですよね。

 

こだわり始めると時間ばかりかかっちゃうよね

 

まとめ、15分で出張報告書を書きましょう

まとめです。

出張報告はいくらでも効率化できます。

今まででご説明した方法を実践すれば、みんな15分で出張報告を書けるようになるはずです。

僕も5年くらい試行錯誤した結果、今のスタイルを確立しました。

みなさんもどうやったら15分で出張報告を書き切れるかを考えて実践していきましょう!

 

またそこまでして定時で帰る必要があるの?と思っている方は以下の記事も参考にしてみて下さい。

 

 

このブログ( Corosuke blog)では、僕が働く「資材・購買業務の紹介」や「日々の生産性向上による生活の質UP」「投資を通じた自己実現」などをまとめています。

良かったら、他の記事も読んでみて下さい。きっとあなたの役に立つ情報があると思います。

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